ขณะที่ Coronavirus แพร่กระจายในสหรัฐอเมริกา Wharton School of University of Pennsylvania

และ Carnegie Mellon มหาวิทยาลัยชั้นนำของประเทศไม่ได้อยู่นิ่งเฉย แบ่งปันเคล็ดลับแก่องค์กรเกี่ยวกับวิธีเอาชนะปัญหา เพื่อให้ธุรกิจดำเนินต่อไป

ความเคลื่อนไหวล่าสุด สัปดาห์ที่ผ่านมา  ในฐานะกลไกสำคัญของรัฐ เพื่อบรรเทาผลกระทบการแพร่กระจายในวงกว้างของ Coronavirus แพทย์ในศูนย์ควบคุมและป้องกันโรคแห่งสหรัฐอเมริกา (Centers for Disease Control and Prevention-CDC) และเจ้าหน้าที่ด้านสุขภาพได้เตือนผู้นำทางธุรกิจให้เตรียมการจัดการแรงงานที่ไม่สามารถเข้ามาในสถานที่ทำงาน

Peter Cappelli ศาสตราจารย์ด้านการจัดการที่ Wharton School of University of Pennsylvania และผู้อำนวยการศูนย์ Wharton for Human ให้ความเห็นว่า ความหมายของข้อความข้างต้น คือ นายจ้างต้องเตรียมพร้อมสำหรับการทดลองเรื่องให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน หรือสถานที่อื่นที่ไม่ใช่ออฟฟิศเป็นเวลานาน   

“เรากำลังพยายามหาวิธีที่จะดำเนินธุรกิจต่อไปเมื่อผู้คนไม่สามารถไปทำงานได้”

“เซ้นส์ของผมบอกว่า เรื่องแรกที่จะเกิดขึ้นและเป็นไปได้มากที่สุด คือ ไม่ใช่ว่าพนักงานของคุณทุกคนจะป่วยมาทำงานไม่ได้ แต่สิ่งที่จะเกิดขึ้น คือ พวกเขาจะไม่อยู่ในออฟฟิศ” Cappelli เสริม

Coronavirus   ได้ส่งแรงกระเพื่อมรุนแรงไปยังภาคธุรกิจ ตลาดการเงินระดับโลก ต่อไปยังกิจกรรมเศรษฐกิจโดยเริ่มจากจีน – ซึ่งกลายเป็นศูนย์กลางการระบาด และมีเศรษฐกิจใหญ่เป็นอันดับ 2 ของโลก – ทำให้ทุกอย่างหยุดนิ่ง

CDC ได้ออกมาเตือนว่า Coronavirus ได้กลายเป็น "การแพร่กระจายของชุมชน" แล้ว นั่นหมายถึงเป็นการแพร่กระจายในหมู่บุคคล โดยไม่ทราบแหล่งที่มาของการติดเชื้อ - มีแนวโน้มสูงและกระตุ้นให้ชาวอเมริกันเตรียมรับมือกับ Disruption ที่มีนัยสำคัญสูงมากนี้

การเตือนดังกล่าว ยังทำให้ CDC ต้องแถลงเพิ่มเติมว่า เจ้าหน้าที่สาธารณสุขอาจใช้ "มาตรการทางสังคม” ที่ให้แต่ละคนอยู่ห่างกัน-เป็นระยะที่จำเพาะเจาะจง-ขึ้นมาใช้เป็นกรณีพิเศษ ซึ่งอาจรวมถึง "มาตรการทางสังคมใช้ในที่ทำงาน" เช่น "แทนที่การประชุมแบบมีพนักงาน ด้วยการประชุมทางไกล" เจ้าหน้าที่กล่าว

วิธีจัดการพนักงานทำงานนอกออฟฟิศจำนวนมาก

ขณะที่มีการยืนยันถึงการระบาดของ  Coronavirus ในสหรัฐอเมริกา บรรดาผู้เชี่ยวชาญ ก็ให้ความเห็นว่า มีขั้นตอนยิบย่อยไม่น้อยที่ผู้นำธุรกิจที่ต้องดำเนินการระหว่างมีการระบาด 

ข่าวดีสำหรับธุรกิจ คือ เทคโนโลยีพัฒนาอย่างมากในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ซึ่งการทำงานนอกออฟฟิศ หรือที่บ้านไม่กระทบต่อ Output และผู้เชี่ยวชาญบางคน ยังกล่าวว่า การทำงานจากที่บ้านเพิ่ม Productivity ได้ดีกว่าด้วยซ้ำ

Cappelli กล่าวว่า นายจ้างควรเริ่มต้นด้วยการหาว่า งานที่สำคัญจริงๆ นั้นคืองานอะไร งานที่ต้องทำในออฟฟิศ คืออะไร และคิดว่าจะทำงานนั้นให้สำเร็จได้อย่างไร

สิ่งสำคัญ คือ อย่าเน้นดูที่ Work Chart  และเพิ่มข้อสังเกตว่า "คนเป็นเจ้านาย" มักจบเรื่องนี้ด้วยคำพูดประมาณว่า "แค่นี้แหละพอใช้ได้แล้ว" แต่ "คนลงมือทำจริง" ต่างหากสำคัญที่สุด

“การเข้าใจว่าองค์กรของคุณอ่อนปวกเปียกเพียงใดเป็นเรื่องใหญ่ ซึ่งเริ่มต้นจากสิ่งที่ต้องทำในสำนักงาน เมื่อเทียบกับสิ่งที่ต้องทำจากข้างนอก จากนั้นคิดเกี่ยวกับภัยคุกคามที่เป็นไปได้มากที่สุด” Cappelli กล่าว

ในแง่ของการจัดการพนักงานที่ทำงานจากนอกออฟฟิศ  Cappelli กล่าวว่า สิ่งสำคัญที่สุดคือ "ต้องชัดเจนเรื่องการวัดประสิทธิภาพงาน"

“เรื่องหนึ่งที่การทำงานจากนอกออฟฟิศ ทำให้เห็นได้ชัดเจน คือ ถ้าจัดการคนได้ไม่ดี ผลก็จะยิ่งชัดเจนมากขึ้น”   

“ผู้จัดการจำนวนมากเชื่อว่า ถ้าพนักงานสักคนอยู่ออฟฟิศ พวกเขามีหน้าที่แค่เฝ้าดูอยู่ห่างๆ ก็พอ”  เขากล่าว "สิ่งที่บังคับคุณในฐานะผู้จัดการ คือ คิดเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องการให้พนักงานทำในสัปดาห์นี้  คิดถึงสิ่งอยากเห็นเมื่อคุณเข้ามาถึงสำนักงาน"

เน้น Output-Focus ไม่ใช่ Process-Focus

Denise Rousseau ศาสตราจารย์ด้านพฤติกรรมองค์กรและนโยบายสาธารณะของมหาวิทยาลัย Carnegie Mellon บอกว่า ขณะนี้เป็นเวลาสำหรับนายจ้างที่จะต้องกำจัด หรือออกแบบ Guideline สำหรับการทำงานที่บ้าน

"เราเน้น Output-Focus ไม่ใช่เน้น Process-Focus ต้องทำให้ชัดว่า ความคาดหวังคืออะไร” Rousseau เพิ่มเติมถึงแนวทางที่ใช้

“ในทางปฏิบัติ การทำงานส่วนใหญ่เหล่านี้ไม่ใช่เรื่องวิทยาศาสตร์ คุณสามารถทดสอบสัก 3 วันแล้วก้าวหน้าจากเดิมไปไกลลิบ นั่นเป็นวิธีที่จะแสดงว่า คุณมีสมาธิ และมีความสามารถ” เธอกล่าว

Rousseau อ้างถึงมหาวิทยาลัยจำนวนหนึ่งในฮ่องกงว่า "กำลังใช้ความสามารถที่พวกเขาพัฒนาขึ้น ซึ่งเป็นชั้นเรียนออนไลน์ ทำการเรียนปกติ" การระบาดกระตุ้นให้ธุรกิจคิดถึงเครื่องมือและทรัพยากรที่พวกเขามีอยู่แล้วมากขึ้น" คิดถึงความสามารถที่ว่า ถ้าเราทำในระดับที่กว้างขึ้น ก็สามารถทำสิ่งนี้ต่อไปได้ "

Rousseau ยอมรับด้วยว่าอาจจะมี “ช่วงการเรียนรู้” เธอกล่าวว่า การศึกษาแสดงให้เห็นว่าด้วยเทคโนโลยีที่มีในปัจจุบัน  ช่วยให้พนักงาน มี  Productive  ที่บ้านได้มากกว่าในสำนักงาน

Productivity ทำงานข้างนอกสูงกว่าในออฟฟิศ

ไจไคล ไคลน์ ผู้ก่อตั้งและซีอีโอของ Inspire Human Resources กล่าวว่า เธอกำลังเตรียมพร้อมสำหรับวิธีการจัดการทีมงานเกือบ 30 คน หากโรคระบาดมาถึงนิวยอร์กซิตี้ และแนะนำลูกค้าเกี่ยวกับวิธีรับมือ

ไคลน์กล่าวว่า ปัจจัยสำคัญที่สุดสำหรับการก้าวไปข้างหน้า คือ การทำให้แน่ใจว่าเครื่องมือที่ต้องใช้ในการทำงาน และเพื่อให้งานสำเร็จ  เช่น ซอฟต์แวร์สำหรับการประชุมทางไกลอยู่ถูกที่ถูกทาง

"เราไม่อยากคิดว่าลูกค้าทุกคนมีเครื่องมือ เช่น Slack, Zoom, Skype"

"ดิฉันพบว่าประสิทธิภาพการทำงานสูงอย่างไม่น่าเชื่อ เมื่อผู้คนทำงานนอกออฟฟิศ" เธอกล่าว และเสริมว่า  "พวกเขาทำงานมากกว่าเดิมอีก 1  หรือ 2 ชั่วโมงครึ่งต่อวันด้วยซ้ำ โดยคุณไม่ต้องร้องขอเลยแม้แต่นิดเดียว"

ไคลน์ กล่าวว่า ท้ายที่สุดแล้ว ข้อความที่เธอส่งถึงทีม ก็คือ รักษาสุขภาพของตัวเอง และสุขภาพครอบครัวก่อนเป็นอันดับแรก ไม่ว่าพวกเขาจะเลือกทำที่ไหน "ดิฉันต้องการส่งสัญญาณถึงพวกเขาว่าต้องจริงจังกับประเด็นนี้ให้มากๆ"

“เมื่อเรื่องเหล่านี้เกิดขึ้น ดิฉันคิดว่าบริษัทที่แข็งแกร่งที่สุดและผู้นำต้องทำให้พนักงานรู้สึกโล่งใจ และทำงานด้วยความสบายอกสบายใจ” เธอกล่าว "หากพวกเราไม่ได้ดูแลกันแบบครอบครัว เมื่อเรื่องเหล่านี้เกิดขึ้น ย่อมไม่มีทางที่พวกเขาจะสร้างประสิทธิผลที่ดีออกมาได้"

เธอตั้งข้อสังเกตว่า ซอฟต์แวร์เทค เช่น Trello, Slack และ Zoom สำคัญ แต่นั่นก็เหมือนกล้ามเนื้อ คือต้องออกกำลังสม่ำเสมอจึงจะแข็งแรง

“สิ่งที่คุณสามารถทำได้ คือ มองโลกแห่งความเป็นจริงเกี่ยวกับสิ่งที่ทำได้จากนอกออฟฟิศ กับสิ่งที่ทำไม่ได้” เธอกล่าว "คิดปัญหาด้านความปลอดภัยด้วย เช่น คุณสแกนออนไลน์ได้หรือเปล่า ต้องถ่ายสำเนาและนำกลับบ้านได้หรือไม่"

เมื่อการทำงานนอกออฟฟิศไม่ใช่ทางเลือก

สำหรับโรงงานผลิต ร้านอาหาร ร้านค้าปลีก และกิจการบริการอื่นๆ อีกมาก การทำงานที่บ้านอาจไม่ใช่ทางเลือกที่เป็นไปได้ยามเกิดโรคระบาด

“ดิฉันคิดว่าบรรดานายจ้างกำลังถูกท้าทายจากข้อเท็จจริงที่ว่า พวกเขายังคงต้องจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ ในช่วงนี้  ไม่ต่างจากพนักงาน”  Rousseau กล่าว

"ปัญหาใหญ่ที่สุด คือ โรงงาน ที่ต้องมีคนอยู่ที่นั่นเพื่อทำงานให้เสร็จ" เธอเสริม "มันยากที่จะรวบรวมสิ่งละอันพันละน้อยจากภายนอกให้เป็นหนึ่งเดียว"

“ปัจจัยเหล่านี้เป็นสภาพแวดล้อมที่ดิฉันคิดว่า ทำให้บรรดานายจ้างมีภาระมากขึ้นในการสร้างสภาพที่ถูกสุขอนามัยในการทำงานได้จริง”  

Cappelli ย้ำว่า สำหรับอุตสาหกรรมการผลิต การบริการ และค้าปลีก "มันแตกต่างโดยสิ้นเชิง" เพราะการทำงานนอกออฟฟิศทำได้ยากมาก

“การค้าปลีกมีปัญหาเพิ่มเติมในการที่ไม่ใช่แค่พนักงานของคุณที่อาจป่วย แต่ลูกค้าที่เข้ามาในร้านของคุณก็อาจป่วยได้ด้วยเหมือนกัน” เขากล่าว “ถ้าคุณเป็นวอลมาร์ทหรือโรงแรม คุณจะทำอะไร คุณจะปิดตัวลงหรือไม่ และถ้าไม่เป็นอย่างนั้นมีต้นแบบใดๆ หรือเปล่าที่จะทำให้พนักงานของคุณปลอดภัยจากลูกค้า”

“นั่นคือนโยบายที่เราจะต้องเริ่มทบทวน และสรุปให้ได้” เขากล่าว

แนวทางช่วงเปลี่ยนผ่านนี้ของ CDC สำหรับธุรกิจและนายจ้างในการวางแผนและตอบสนองต่อ Coronavirus เรื่องแรกๆ ซึ่งเจ้าหน้าที่แนะนำบริษัทต่างๆ และเป็นเรื่องสำคัญที่สุด คือ   

"ทำทุกอย่างเต็มกำลังให้พนักงานที่ป่วยอยู่บ้าน....ไม่ออกไปข้างนอก"

หน่วยงานด้านสุขภาพยังเรียกร้องให้บริษัทต่างๆ ดำเนินการทำความสะอาดสิ่งแวดล้อมเป็นประจำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งพื้นผิวที่ต้องถูกสัมผัสบ่อยๆ ในที่ทำงาน และจัดเตรียมผ้าเช็ดทำความสะอาดแบบใช้แล้วทิ้งไว้ใกล้ๆ พื้นผิวที่ใช้กันทั่วไป (เช่น ลูกบิดประตู คีย์บอร์ด ฯลฯ ) ก่อนการใช้งานแต่ละครั้ง

ในสถานการณ์ที่ไม่สามารถทำงานนอกออฟฟิศได้  Rousseau ยังแนะนำให้ผู้นำองค์กรมองในระยะยาว แม้ว่าการระบาดจะก่อให้เกิดผลเสียระยะสั้นต่อ Bottom Line ก็ตาม

หลังจากหลายปีของการเติบโตอย่างไม่เคยมีมาก่อน Rousseau ยอมรับว่าหากมีการระบาดอย่างกว้างขวางในสหรัฐฯ "ความมั่งคั่งของผู้ถือหุ้นจะลดลงในระยะสั้น" แต่ก็แนะนำบริษัทต่างๆ ให้จำไว้ว่า

 "ท้ายที่สุดแล้ว... เรื่องนี้ก็จะผ่านไป"

ที่มา   Knowledge @ Wharton