การทำงานแบบรีโมทไม่ใช่เรื่องใหม่ และเกิดขึ้นมาหลายปีแล้ว แต่สถานการณ์การแพร่ระบาดของโควิด-19 ทำให้การทำงานแบบรีโมทกลายเป็นจุดเปลี่ยนสำคัญของความอยู่รอดขององค์กรต่างๆ เมื่อธุรกิจยังต้องดำเนินต่อไปภายใต้สถานการณ์ทั่วโลกที่เปลี่ยนแปลงไป เพื่อให้องค์กรสามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างต่อเนื่องโดยไม่สะดุด จำเป็นต้องอาศัยดิจิทัลเวิร์คสเปซที่ปลอดภัย รองรับการทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา และบนทุกอุปกรณ์
ในช่วงเวลาหัวเลี้ยวหัวต่อที่สำคัญนี้ องค์กรต่าง ๆ จำเป็นต้องให้ความสำคัญต่อประสบการณ์การทำงานดิจิทัลของพนักงาน เนื่องจากมีผลกระทบโดยตรงต่อการทำกำไรของธุรกิจ ผลการศึกษาของ Forbes พบว่า เมื่อบริษัทให้พนักงานเข้าถึงแอปพลิเคชันที่จำเป็นขององค์กรได้ทุกที่ ทุกเวลา สามารถประหยัดเวลาทำงานได้ถึง 17% ซึ่งทำให้พวกเขามีเวลาสำหรับพัฒนาทักษะที่จำเป็นต่อการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรมากขึ้น
แม้ว่าดิจิทัลเวิร์คสเปซจะถูกหยิบยกมาพูดกันอย่างกว้างขวาง แต่หัวหน้าฝ่ายไอทียังคงพบว่า มันเป็นเรื่องท้าทายในการวางแผนเพื่อเปลี่ยนแปลงไปสู่การปฏิบัติงานแบบ ดิจิทัลเวิร์คสเปซ ที่แท้จริงอย่างราบรื่นและปลอดภัย อีกทั้งทักษะ เครื่องมือ และกระบวนการต่าง ๆ ที่ใช้กันอยู่ในปัจจุบันนี้ ล้วนมีรากฐานมาจากเทคโนโลยีระดับพีซีสมัย 20 ปีก่อน จึงจำเป็นต้องมีวิธีการใหม่ๆ เพื่อให้มั่นใจว่ากลยุทธ์การทำงานแบบดิจิทัลเวิร์คสเปซจะประสบความสำเร็จ และนี่คือกฎเหล็ก 5 ประการสำหรับองค์กรและฝ่ายไอทีที่ต้องตระหนักหากต้องการสร้างดิจิทัลเวิร์คสเปซให้ประสบความสำเร็จ
- ประสบการณ์พนักงานต้องมาก่อน
การนำประสบการณ์พนักงานมาใช้เป็นข้อกำหนดแรกสำหรับการสร้างดิจิทัลเวิร์สเปซนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย แม้ว่าคุณจะดำเนินธุรกิจเกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมไอทีก็ตาม ในความเป็นจริงแล้วการสร้างวัฒนธรรมและประสบการณ์ดิจิทัลของพนักงานที่แข็งแกร่งนั้น มีความสำคัญต่อการตอบสนองความต้องการของธุรกิจเช่นเดียวกับความสามารถในการรักษาความปลอดภัยข้อมูลองค์กรในเวลาที่พนักงานส่วนใหญ่ทำงานนอกสถานที่ หรือทำงานจากที่บ้าน
ฝ่ายไอทีต้องทำหน้าที่ออกแบบเวิร์คสเปซเพื่อส่งต่อประสบการณ์ทำงานที่เหมาะสมกับพนักงาน โดยต้องคำนึงถึงความสามารถในการรองรับอุปกรณ์ทุกรูปแบบ และลักษณะการปฏิบัติงานของพนักงานตลอดทั้งวัน รวมถึงสถานที่ทำงาน เช่นเดียวกับระดับความยืดหยุ่นและทางเลือกที่สอดคล้องกับความต้องการของพนักงานและแต่ละแผนก ในหลายกรณีสิ่งเหล่านี้จะช่วยเสริมทักษะและวัฒนธรรมขององค์กร แต่ก็ยังหมายถึงโอกาสในการเติบโตของฝ่ายไอทีอีกด้วย
- ความพร้อมของแอปพลิเคชันที่ทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา
กฎสำคัญข้อต่อไปคือ ความสามารถในการให้พนักงานใช้แอปพลิเคชันที่จำเป็นทั้งหมดผ่านประสบการณ์ดิจิทัลเวิร์คสเปซ ไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์พกพา, Cloud-based, Web-based, task-based, Windows legacy ฯลฯ ซึ่งเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ และต้องรองรับแอปได้ทั้งหมด ไม่ว่าพนักงานของคุณจะอยู่ที่ใด องค์กรจะไม่สามารถสร้างประสบการณ์ดิจิทัลที่ดีของพนักงานได้ ถ้ายังไม่สามารถให้พนักงานเข้าถึงแอปพลิเคชันที่จำเป็นได้ทั้งหมด
นอกจากนี้การทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงแอปพลิเคชันได้ง่ายเป็นอีกปัจจัยสำคัญที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ และผลงานของพนักงาน อันเป็นสองปัจจัยที่เป็นตัวกำหนดความสำเร็จและผลกำไรทางธุรกิจ ผลการศึกษาของ Forbes ที่สำรวจความคิดเห็นจากผู้บริหารและพนักงานระดับแนวหน้าทั่วโลกกว่า 2,000 คน ระบุว่า บริษัทที่ผู้บริหารระดับซีไอโอออกแบบแอปพลิเคชันให้พนักงานเข้าถึงได้ง่ายนั้น จะมีรายได้เพิ่มขึ้นถึง 18% จากการใช้แอปพลิเคชัน
กล่าวคือ หากต้องการสร้างดิจิทัลเวิร์คสเปซให้ประสบความสำเร็จ ก็ต้องรวมทุกความต้องการของพนักงาน และความสามารถในการเข้าถึงทุกแอปพลิเคชันจากทุกอุปกรณ์ ทุกที่ และทุกเวลา โดยแพลตฟอร์มดังกล่าวจะต้องติดตั้งเพื่อให้สามารถจัดการกับแอปพลิเคชันบน Windows หลายร้อยรายการที่คุณอาจมีอยู่ ร่วมกับเว็บใหม่และเว็บเดิมที่มีอยู่, SaaS และแอปพลิเคชันมือถือทั่วไป
- สามารถรองรับได้กับทุกอุปกรณ์ที่พนักงานสามารถนำมาใช้งานร่วมด้วย
การบริหารจัดการในระดับพีซีได้กลายเป็นอดีตไปแล้ว ปัจจุบันก้าวสู่ยุคการบริหารจัดการโมเดิร์นดีไวซ์ที่ช่วยให้ฝ่ายไอทีสามารถจัดการกับระบบคลาวด์ตามความต้องการได้ทุกที่และทุกอุปกรณ์ ช่วยให้องค์กรสามารถประหยัดเวลาและลดค่าใช้จ่ายลงได้ สิ่งนี้ไม่เพียงช่วยขยายขีดความสามารถขององค์กร แต่ยังช่วยให้ไอทีสามารถบริหารจัดการอุปกรณ์ที่มี ในแบบ zero-touch provisioning, ทำ software distribution อย่างลื่นไหล และอยู่บนระบบความปลอดภัยที่แท้จริง ไม่ต้องสงสัยเลยว่าในอนาคตอันใกล้นี้ อุปกรณ์ที่มีการจัดการหรือการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลขององค์กรจะต้องเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มการจัดการโมเดิร์นดีไวซ์
คำถามคือเมื่อไหร่? หลายองค์กรมีการลงทุนในด้านเครื่องมือ การพัฒนาทักษะ กระบวนการจัดการของพีซี และ Mac เราเชื่อว่าการจัดการโมเดิร์นดีไวซ์เป็นวิธีเดียวที่จะมอบประสบการณ์ที่ตอบสนองต่อการทำงานจากที่ใดก็ได้ โดยพนักงานสามารถเข้าถึงแอปและข้อมูลองค์กรที่เป็นประโยชน์ต่อการทำงานได้แบบเรียลไทม์ ระบบจัดการดีไวซ์จะช่วยจัดการการเข้าถึงได้อย่างปลอดภัย และให้ความมั่นใจว่าระบบการจัดการ Unified Endpoint ที่สร้างประสบการณ์การทำงานที่ดีให้กับพนักงานมีความปลอดภัยอีกด้วย
- สร้างประสบการณ์ในการใช้งานที่ดีให้กับพนักงาน พร้อมกับมีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลเชิงลึกในแบบเรียลไทม์
ด้วยการทำงานแบบดิจิทัลเวิร์คสเปซ เป็นผลให้ไอทีเป็นแผนกที่มีความเหมาะสมในการทำหน้าที่ขับเคลื่อนประสบการณ์การทำงานให้สัมฤทธิ์ผลผ่านการวัดผล และติดตามการนำมาใช้จริง และการใช้แอปพลิเคชันผ่านอุปกรณ์ต่างๆ แทนที่จะทำงานโดยอ้างอิงจากข้อมูลย้อนหลัง การที่พวกเขาสามารถเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกได้อย่างเรียลไทม์ ทำให้สามารถระบุแนวโน้ม ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นของพนักงานขณะที่ทำงาน และปัญหาเรื่องความปลอดภัย รวมถึงให้คำแนะนำเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น นอกจากนี้ทีมไอทียังต้องมีความมั่นใจว่าแพลตฟอร์มการจัดการอุปกรณ์ของพวกเขาสามารถเข้าถึง และจัดการดิจิทัลเวิร์คสเปซได้อย่างสมบูรณ์แบบเพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกที่จำเป็นต่อการตัดสินใจ (data-driven decisions) โดยอาศัยข้อมูลในสภาพแวดล้อมแบบดิจิทัล
- การทำงานอย่างอัตโนมัติในทุกระดับ
แม้ทีมไอทีจะสามารถเข้าถึง และควบคุมสภาพแวดล้อมของดิจิทัลเวิร์คสเปซได้อย่างยอดเยี่ยม แต่ด้วยพัฒนาการของดีไวซ์ แอปและภัยคุกคามที่มีความสามารถมากขึ้น ทำให้ดิจิทัลเวิร์คสเปซมีความซับซ้อนมากขึ้นเช่นกัน เพื่อจัดการกับความซับซ้อนของดิจิทัลเวิร์คสเปซที่มีขนาดใหญ่ ระบบอัตโนมัติจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการเริ่มทำงาน การใช้แอปพลิเคชัน การให้บริการแพตช์และการอัปเดต รวมถึงขั้นตอนการแก้ไขอัตโนมัติให้เป็นไปตามกฎและนโยบายบริษัท ฝ่ายไอทีจำเป็นต้องมีระบบรักษาความปลอดภัยในเชิงรุกแทนที่จะตอบโต้ตอบภัยคุกคามที่เป็นอันตรายหลังจากเกิดเหตุแล้ว แนวทางในเชิงรุกจะช่วยลดปริมาณ ticket ที่ user จะเปิดมาให้ฝ่ายไอทีต้องดำเนินการแก้ไขด้วยตนเอง กล่าวโดยสรุประบบอัตโนมัติยังทำให้มีต้นทุนในการดำเนินงานต่ำ และช่วยขจัดความไม่สอดคล้องกันระหว่างอุปกรณ์อีกด้วย
Digital Workspace ที่ทุกองค์กรต้องมี
ในขณะที่เรากำลังอยู่ในโลกการทำงานแบบรีโมทที่กลายเป็นบรรทัดฐานใหม่ องค์กรต้องใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีให้ได้มากที่สุดเพื่อให้ธุรกิจดำเนินต่อไปอย่างต่อเนื่อง นั่นหมายถึงการสร้างรากฐานดิจิทัลที่ช่วยให้องค์กรสามารถออกแบบ และส่งมอบประสบการณ์ดิจิทัลให้แก่พนักงาน และลูกค้าได้อย่างดีเยี่ยม
การใช้งานและการดูแลดิจิทัลเวิร์คสเปซที่ ‘เน้นพนักงานเป็นสำคัญ’ เป็นปัจจัยที่ทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ หัวหน้าฝ่ายไอทีต้องทำหน้าที่ในการบริหารจัดการสภาพแวดล้อมดิจิทัลให้มีประสิทธิภาพ ใช้งานง่าย ไร้รอยต่อ และปลอดภัย กฎเหล็กของการสร้างดิจิทัลเวิร์คสเปซทั้ง 5 ข้อ ที่เราได้นำเสนอไปข้างต้น จะช่วยให้องค์กรมั่นใจได้ว่า พนักงานจะสามารถนำแอปใหม่มาใช้ และปฏิบัติตามนโยบายไอทีที่ระบุไว้ได้อย่างเหมาะสม ที่สำคัญยังช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จท่ามกลางสภาพแวดล้อมธุรกิจดิจิทัลที่มีการแข่งขันสูงอีกด้วย
โดย เอกภาวิน สุขอนันต์ ผู้จัดการประจำวีเอ็มแวร์ ประเทศไทย