ใครที่ทำงานบริษัท โดยเฉพาะบริษัทใหญ่ๆ ที่มีคนเยอะๆ น่าจะเคยตั้งคำถามในใจกันบ้างว่า “เราจะประชุมกันบ่อย ขนาดนี้ไปทำไมนะ” เพราะแทนที่จะได้เอาเวลาไปทำงาน กลับต้องเสียเวลากับการประชุมที่ไม่ได้นำไปสู่อะไร ไม่ได้ สร้างประโยชน์ให้กับใครหรือกระทั่งกับบริษัทเลยด้วยซ้ำ
 
ล่าสุดนี้มีผลสำรวจจากมหาวิทยาลัยนอร์ท แคโรไลนา แอท ชาร์ล็อตต์ ร่วมกับตัวแทนบริษัทคอนซัลต์ระดับโลกอย่าง Korn Ferry ที่ยืนยันว่าการประชุมที่ไร้ประโยชน์ทั้งหลาย อาจทำให้พวกบริษัทใหญ่ๆ สิ้นเปลืองรายได้กว่า 100 ล้าน ดอลลาร์ต่อปีทีเดียว
 
พวกเขาได้สำรวจคนทำงานกว่า 632 คนจาก 20 สายงานในสหรัฐอเมริกา เพื่อสอบถามว่าพวกเขาใช้เวลาไปมากแค่ ไหนกับการประชุมที่ไม่เกิดประโยชน์ในแต่ละสัปดาห์ ก่อนจะคำนวณว่าเวลาที่ใช้ไปกับการประชุมนั้น เมื่อเทียบกับ เงินเดือนที่พวกเขาได้รับ (ซึ่งควรจะใช้ในการทำงานที่ขับเคลื่อนบริษัท) ถูกใช้ไปกับการประชุมที่เสียเปล่าเหล่านี้ เท่าไหร่ 
 
จากการสำรวจ คนทำงานทั้งหลาย ส่วนใหญ่ใช้เวลาเข้าประชุมทั้งหมด 18 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ และกว่า 1 ใน 3 ของ การประชุมเหล่านั้นหรือก็คือ 6 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ “ไม่จำเป็นต้องเข้าก็ได้” เมื่อคำนวณเสร็จสรรพแล้ว ผลก็คือบริษัท ใหญ่ๆ จ่ายเงินเดือนเปล่าๆ ให้พนักงานไปนั่งประชุมเฉยๆ ได้มากถึงปีละ 100 ล้านดอลลาร์ 
 
และอันที่จริงไม่ใช่เพียงแค่คนทำงานที่รู้สึกว่าบางการประชุมนั้นเสียเวลา ซีอีโอบางคนก็รู้สึกแบบนี้
 
ยกตัวอย่างซีอีโอระดับโลกอย่าง เจฟฟ์ เบซอส (Jeff Bezos) แห่ง Amazon ที่ตั้งกฎ ‘พิซซ่า 2 ถาด’ หรือ Two-pizza ขึ้นมา 
 
กฎของเขา คือการประชุมแต่ละครั้ง คนในที่ประชุมจะต้องกินแค่พิซซ่า 2 ถาดเท่านั้น ซึ่งหมายความว่าคนต้องไม่มาก เกินไป และต้องไม่ใช้เวลานานเกินไป เพราะเมื่อพิซซ่า 2 ถาดหมดและคุณยังดึงดันประชุมต่อจนเริ่มหิว นั่นหมายถึง การประชุมนั้นเยิ่นเย้อจนเกินไปแล้ว 
 
เขามองว่าการประชุมที่มีคนมากเกินไป ยาวนานเกินไป มีแต่จะทำให้เสียเวลากันทุกฝ่าย และการใช้พิซซ่าเข้ามา ไม่เพียงแต่เป็นการจำกัดจำนวนคนและเวลา ยังช่วยสื่อสารถึงบรรยากาศผ่อนคลายในการประชุมด้วย
 
อย่างไรก็ตาม ทาง Korn Ferry มองว่า การประชุมยังคงสำคัญต่อหลายๆ บริษัท และบางบริษัทก็จำเป็นต้องประชุม เยอะจริงๆ โดยเฉพาะในช่วงที่พนักงานบางส่วนยังคง Work From Home อย่างเช่นบริษัท Microsoft ที่มีการประชุม เพิ่มขึ้นถึง 153% นับตั้งแต่โควิด-19 เริ่มระบาด และผลที่เกิดขึ้นคือการทำงานที่มีประสิทธิภาพกว่าที่เคย
 
ดังนั้นเพื่อไม่ให้เกิดการประชุมที่เสียเปล่า มิเรียม เนลสัน (Miriam Nelson) ที่ปรึกษาอาวุโสแห่ง Korn Ferry กล่าว โดยสรุปว่า “คนจัดการประชุมทั้งหลายรวมถึงผู้เข้าร่วมประชุม ควรต้องคิดให้มากขึ้นว่าควรมีใครเข้าร่วมประชุมบ้าง ต้องคุยกันเรื่องอะไรบ้าง ใช้เวลาแค่ไหน และดำเนินการประชุมอย่างไร” ซึ่งก็เป็นเช่นเดียวกับวิธีของเจฟฟ์ เบซอส และนับเป็นเรื่องพื้นฐานสำหรับการประชุม แต่ดูเหมือนหลายๆ บริษัทจะละเลยประเด็นเหล่านี้ไปเสียอย่างนั้น
 
 
 
อ้างอิง
 
https://www.kornferry.com/insights/this-week-in-leadership/100-million-worth-of-useless-meetings#:~:text=At%20a%205%2C000%2Dperson%20organization,%2Dsoftware%20firm%20Otter.ai. 
 
https://www.inc.com/nicholas-sonnenberg/jeff-bezos-2-pizza-rule-meetings-at-amazon.html