การปรับเปลี่ยนพื้นที่ทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ หรือเวิร์คเพลส ทรานส์ฟอร์เมชั่น (Workplace Transformation) จะต้องทำไปกับการดีไซน์เวิร์คสเปซที่เหมาะสม การติดตั้งเทคโนโลยีทันสมัยที่รองรับการทำงาน และมีข้อตกลงร่วมกันของทีมงานในการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานรูปแบบใหม่ แนวทางและคำแนะนำต่อไปนี้จะช่วยให้องค์กรของคุณเอาชนะความท้าทายได้อย่างตรงจุด และเห็นผลอย่างเป็นรูปธรรม

มนุษย์เงินเดือนในศตวรรษที่ 21 มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ทำงานผ่านโมบายล์ มีทักษะทีมเวิร์ค และมีความเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี รวมทั้งการทำงานแบบ Crossfunctional ที่กลายเป็นสิ่งจำเป็นมากขึ้นอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อน และผลลัพธ์ทางธุรกิจเกือบทั้งหมดจำเป็นต้องอาศัยการทำงานร่วมกันของทีม และการกระจายของทีมอย่างรวดเร็วเพื่อขับเคลื่อนองค์กรไปในทิศทางที่ต้องการ

พนักงานองค์กรในปัจจุบันอาศัยเครื่องมือดิจิทัลในการติดต่อสื่อสารมากขึ้น โดยที่หลายคนอาจไม่เคยเจอกันเลย ทุกวันนี้พนักงานมีความแตกต่างหลากหลายของวัฒนธรรม ต้องการความยืดหยุ่น และความสมดุลในด้านต่างๆ โดยแต่ละคนล้วนมองหาโอกาส ความสำเร็จ และการมีส่วนร่วม ขณะที่ยังต้องการทำงานได้อย่างเต็มศักยภาพ ไร้ขีดจำกัด และด้วยเหตุนี้ พวกเขาจึงจำเป็นต้องสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานให้ตอบโจทย์ทุกรูปแบบการทำงาน ความแตกต่างของบุคลากร และการใช้เทคโนโลยีมากขึ้นกว่าแต่ก่อน

องเครือข่าย และอุปกรณ์ลูกข่าย

เวิร์คเพลส ทรานส์ฟอร์เมชั่น คืออะไร ใครเป็นเจ้าภาพหรือผู้รับผิดชอบ?

การออกแบบเวิร์คสเปซที่เหมาะสม มีเทคโนโลยีมารองรับการทำงาน และข้อตกลงร่วมกันของทีม ถูกหลอมรวมเข้าด้วยกันเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานรูปแบบใหม่ โดยมี ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ฝ่ายบริหารจัดการสถานที่หรือฝ่ายปฏิบัติงาน และฝ่ายไอที เป็นผู้รับผิดชอบร่วมกันเพื่อกำหนดกลยุทธ์แบบองค์รวมสำหรับการสร้างเวิร์คสเปซที่ยืดหยุ่น ปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสม และสร้างการมีส่วนร่วมของทุกคนในองค์กร

เมื่อสองสามปีที่แล้ว ซิสโก้ได้ดำเนินการปรับเปลี่ยนพื้นที่ทำงานของบริษัทฯ ดังนั้นเราจึงเข้าใจปัญหา และวิธีจัดการ  บริษัทฯ ได้วางแผนอย่างรอบคอบ รับฟังข้อมูล และความเห็นจากพนักงานทุกคนในองค์กร เพื่อสามารถกำหนดดีไซน์ที่เหมาะสม ซึ่งเอื้อให้เกิดการดำเนินงานที่ราบรื่น ภายใต้แนวทางการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ

เวิร์คเพลส ทรานส์ฟอร์เมชั่น มีความสำคัญอย่างมากต่อการขับเคลื่อนการเติบโต และความสำเร็จของทุกองค์กร ไมว่าจะเป็นขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่  ภายใต้ความมุ่งมั่นที่จะช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จอย่างยั่งยืน และบรรลุเป้าหมายในการปรับเปลี่ยนองค์กรสู่ดิจิทัล ซิสโก้จึงขอแบ่งปันแนวทางและประสบการณ์ของเวิร์คเพลส ทรานส์

ฟอร์เมชั่นให้แก่องค์กรจากฝ่ายต่างๆที่เกี่ยวข้องในการทรานส์ฟอร์มเวิร์คเพลสดังนี้

ฝ่ายทรัพยากรบุคคล

ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) กำหนดนโยบายเพื่อช่วยในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงตามแนวทางของฝ่ายบริหารจัดการสถานที่ และฝ่ายไอที องค์กรจะได้รับประโยชน์จากรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่นก็ต่อเมื่อเวิร์คสเปซมีความยืดหยุ่น และมีความคล่องตัวสูง  พื้นที่ทำงานมีการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง และถ้าหากองค์กรยังคงรีรอ ไม่ยอมจัดการความท้าทายที่มีอยู่ในปัจจุบัน ก็ย่อมจะไม่สามารถรับมือกับปัญหาที่รออยู่เบื้องหน้าในอนาคตได้อย่างแน่นอน

บุคลากรรุ่นเบบี้บูมเมอร์ (Baby Boomer) ที่มีอายุมากที่สุดเพิ่งเกษียณอายุไปเมื่อปี 2562 และ 15 ปีนับจากนี้ มนุษย์เงินเดือนจำนวนมากก็จะเข้าสู่วัยเกษียณเช่นเดียวกัน ขณะที่คนรุ่นมิลเลนเนียล (Millennial) จะกลายเป็นบุคลากรที่ครองสัดส่วนมากที่สุดในแต่ละองค์กร และคนรุ่นใหม่นี้ก็มีความคาดหวังที่แตกต่างจากคนรุ่นเก่าอย่างมาก ไม่ว่าจะเป็นเรื่องความยืดหยุ่น และทางเลือกที่หลากหลายในอาชึพ

บริษัทต่างๆ จำเป็นที่จะต้องใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ทันสมัย และยืดหยุ่น ประกอบด้วยเครื่องมือที่เป็นนวัตกรรม และแนวทางการดำเนินธุรกิจที่ก้าวล้ำ  สภาพแวดล้อมดังกล่าวจะช่วยดึงดูดคนรุ่นใหม่ และช่วยให้พนักงานรู้สึกพึงพอใจกับการทำงาน มีความมุ่งมั่นทุ่มเท มีส่วนร่วม และมีประสิทธิภาพในการทำงานเพิ่มมากขึ้น  เทคโนโลยีจะช่วยเสริมสร้างการทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดของทีมงาน โดยอาศัยโซลูชั่นต่างๆ เช่น วิดีโอคอนเฟอเรนซ์ หรือฟีเจอร์รับ-ส่งข้อความ (instant messaging)

ฝ่ายบริหารจัดการสถานที่ หรือฝ่ายปฏิบัติงาน

บุคลากรในฝ่ายปฏิบัติงานคือผู้ปิดทองหลังพระที่คอยจัดการดูแลเวิร์คสเปซ เพื่อรองรับการดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่อง และราบรื่น ทั้งยังต้องสร้างเวิร์คสเปซทางกายภาพที่สอดรับกับความต้องการของบุคลากรที่ทำงานอยู่ในนั้น และต้องวางแผนระยะยาวเพื่อรองรับการเติบโตขององค์กร และความต้องการในอนาคตอีกด้วย

โดยมากแล้ว สถานที่ทำงานแบบเดิมๆ มักจะจัดสรรพื้นที่ส่วนใหญ่สำหรับการทำงานของแต่ละบุคคล มีห้องประชุมขนาดใหญ่ แต่ปัจจุบันรูปแบบการทำงานของคนกำลังเปลี่ยนแปลงไป ส่งผลให้เกิดความไม่สอดคล้องกันระหว่างการใช้ประโยชน์แต่ละพื้นที่และรูปแบบการทำงาน ซึ่งเป็นปัจจัยหลักที่บั่นทอนประสิทธิภาพและความสุขในการทำงานของพนักงาน

ที่จริงแล้ว การสร้างความพึงพอใจให้แก่พนักงานไม่ได้ขึ้นอยู่กับดีไซน์ของเวิร์คสเปซเพียงอย่างเดียว แต่ยังเกี่ยวข้องกับความสมดุลที่ลงตัวระหว่างดีไซน์ พื้นที่ทำงาน และเทคโนโลยี  ตัวอย่างเช่น การทำงานร่วมกับฝ่ายไอทีเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานจะสามารถเชื่อมต่อกับเครือข่ายขององค์กรได้อย่างปลอดภัยและมีเสถียรภาพ ไม่ว่าจะอยู่ที่จุดใดก็ตามภายในออฟฟิศ และพนักงานจะสามารถใช้ได้ทุกพื้นที่ ไม่ใช่จำกัดอยู่เฉพาะในบริเวณที่มีสัญญาณ Wi-Fi ที่แรงพอ

ประเมินสถานะในปัจจุบันของคุณ และกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับการปรับเปลี่ยนดีไซน์ของเวิร์คสเปซ และควรกระตุ้นให้พนักงานเข้ามามีส่วนร่วมในกระบวนการออกแบบ โดยพนักงานจะบอกให้คุณทราบถึงรูปแบบการทำงานที่ต้องการอย่างแท้จริง และอาจรวมไปถึงวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และลดค่าใช้จ่ายสำหรับสถานที่  เทคโนโลยีและนโยบายสำหรับพื้นที่ทำงานนับเป็นปัจจัยที่ส่งผลต่อความสำเร็จของโครงการด้วยเช่นกัน ดังนั้นจึงควรให้ฝ่ายไอทีและฝ่าย HR เข้ามามีส่วนร่วมในกระบวนการนี้ตั้งแต่ระยะแรก

ฝ่ายไอที (การทำงานร่วมกัน, ดาต้าเซ็นเตอร์, เน็ตเวิร์คองค์กร, ระบบรักษาความปลอดภัย)

การทำงานร่วมกัน

บริษัทต่างๆ กำลังเผชิญกับความท้าทายในการจัดหาแพลตฟอร์มที่จะช่วยเสริมสร้างศักยภาพให้แก่พนักงานสำหรับการสร้างสรรค์นวัตกรรม และเพิ่มรายได้ให้แก่องค์กร ควบคู่ไปกับการลดค่าใช้จ่าย  โซลูชั่นด้านการทำงานร่วมกัน (Collaboration) จะช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน เพิ่มความรวดเร็วในการทำงานเป็นทีม รองรับการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพบนทุกอุปกรณ์และในทุกสถานที่ ลดค่าใช้จ่ายด้านการเดินทาง เพิ่มขวัญและกำลังใจให้แก่พนักงาน

ลองตรวจสอบดูว่าปัจจุบันพนักงานทำงานอย่างไร และคุณอยากให้พนักงานทำงานในรูปแบบใด จากนั้นก็ประสานงานกับฝ่าย HR และฝ่ายสถานที่ เพื่อกำหนดแผนปฏิบัติการที่เหมาะสมและใช้งานได้จริง โดยต้องเตรียมข้อมูลและทรัพยากรสำหรับการฝึกอบรมให้แก่พนักงาน และคาดการณ์อุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต รวมถึงต้องกระตุ้นให้พนักงานรู้สึกสนุกกับการใช้เทคโนโลยี และทดลองใช้งานฟีเจอร์ใหม่ๆ

ดาต้าเซ็นเตอร์

ดาต้าเซ็นเตอร์มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง แหล่งข้อมูลหรือเวิร์กโฟลว์ใหม่ๆ ที่บริษัทสร้างขึ้น (หรือเข้าใช้งาน) มีศักยภาพที่จะช่วยให้องค์กรธุรกิจได้รับข้อมูลเชิงลึกที่มีประโยชน์และนำไปใช้งานได้จริงในทางปฏิบัตถ้าข้อมูลได้รับการวิเคราะห์อย่างมีประสิทธิภาพ  ปัจจุบันการโจมตีทางไซเบอร์มีจำนวนและความซับซ้อนเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ระบบรักษาความปลอดภัยแบบเลเยอร์เดียวไม่เพียงพออีกต่อไปสำหรับการคุ้มครองสภาพแวดล้อมด้านไอที  บริษัทจำเป็นที่จะต้องใช้โซลูชั่นบิ๊กดาต้าที่สามารถปรับเปลี่ยนตามภัยคุกคามที่ซับซ้อน และช่วยให้ฝ่ายไอทีได้รับทราบข้อมูลเชิงลึกที่จำเป็นสำหรับการแก้ไขปัญหาอย่างทันท่วงทีก่อนที่จะลุกลาม และส่งผลกระทบต่อการดำเนินงาน

เพื่อให้ได้รับประโยชน์จากข้อมูลบิ๊กดาต้าอย่างเต็มที่ บริษัทจำเป็นต้องใช้โครงสร้างพื้นฐานที่พร้อมรองรับการวิเคราะห์ข้อมูล รวมถึงแพลตฟอร์มด้านข้อมูลที่ผสานรวมเข้าด้วยกัน เพื่อดึงเอาข้อมูลจากหลายๆ แหล่ง กลั่นกรองข้อมูลดังกล่าวโดยใช้แอปพลิเคชั่นวิเคราะห์ข้อมูล และทำให้ข้อมูลพร้อมใช้งานในลักษณะที่ปลอดภัย รวดเร็ว ง่ายต่อการจัดการ และปรับเปลี่ยนได้อย่างเหมาะสมตามความต้องการที่เปลี่ยนไป  การเปลี่ยนย้ายไปสู่ดาต้าเซ็นเตอร์ที่พร้อมรองรับการดำเนินงานแบบดิจิทัล (Digital-ready Data Center) ยังก่อให้เกิดคุณประโยชน์ที่สำคัญอื่นๆ เช่น การเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดให้แก่แอปพลิเคชั่น ความสามารถในการเคลื่อนย้ายระบบมัลติคลาวด์ และการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากร

เน็ตเวิร์คขององค์กร

องค์กรทุกขนาดจำเป็นต้องใช้ระบบประมวลผลข้อมูลส่วนกลาง เพื่อรองรับการจัดการข้อมูลและการติดต่อสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ  บริษัทมีหน้าที่จัดการดูแลคอมพิวเตอร์แล็ปท็อปของบริษัท รวมถึงระบบภายในองค์กร การดำเนินงานด้านข้อมูล และการพัฒนาแอปพลิเคชั่น  นอกจากนี้ยังต้องป้องกัน ตรวจสอบ ปรับใช้โครงสร้างพื้นฐานเครือข่าย เพื่อขับเคลื่อนธุรกิจให้ก้าวไปข้างหน้า พร้อมควบคุมการใช้งบประมาณให้เป็นไปตามที่กำหนด

การเชื่อมต่อที่เปี่ยมด้วยเสถียรภาพ และไร้รอยต่อคือสิ่งจำเป็นสำหรับทุกอุตสาหกรรมและทุกองค์กร  ถ้าหากบริษัทไม่มีการเชื่อมต่อดังกล่าว ก็จำเป็นต้องกำหนดกลยุทธ์ด้านโมบิลิตี้ เพื่อให้พนักงานเชื่อมต่อกับเครือข่ายได้อย่างต่อเนื่อง ทั้งที่ทำงาน ที่บ้าน และในขณะเดินทาง โดยควรเลือกใช้โซลูชั่นระบบไร้สายที่ติดตั้งง่ายบนแนวทางปฏิบัติที่เหมาะสม และต้องใช้มาตรฐานล่าสุดสำหรับแบนด์วิธ และการใช้งานร่วมกัน รวมถึงเครือข่ายสำหรับอนาคตที่ใช้ 802.11ac wave 2 ซึ่งเป็นมาตรฐานล่าสุดของการเชื่อมต่อ Wi-Fi

ปัจจุบันภัยคุกคามทางไซเบอร์มีความซับซ้อนมากขึ้น ส่งผลให้เกิดปัญหาข้อมูลรั่วไหลครั้งแล้วครั้งเล่า และกลายเป็นเรื่องยากมากในการไล่ตามคนร้าย ด้วยเหตุนี้ระบบรักษาความปลอดภัยแบบเลเยอร์เดียวจึงไม่ใช่มาตรการที่เพียงพออีกต่อไป  บริษัทจำเป็นต้องใช้ระบบเครือข่ายที่รู้ว่าเมื่อไรควรจะเป็นฝ่ายรุก และเมื่อไรควรจะเป็นฝ่ายตั้งรับ และสามารถคุ้มครองเครือข่ายได้อย่างทั่วถึง รวมถึงส่วนขอบของเครือข่าย และอุปกรณ์ลูกข่าย