Synology ผู้นำระดับโลกด้านโซลูชันการจัดเก็บและปกป้องข้อมูล เปิด 3 ความท้าทายของอุตสาหกรรมภาคการศึกษาไทยในยุค e-Education หลังซอฟต์แวร์ SaaS รายใหญ่ ขึ้นราคาและลดพื้นที่จัดเก็บข้อมูลฟรีลง รายงานของ Netwrixเผย 80% ของสถาบันทั่วโลกถูกโจมตีอย่างน้อย 1 ครั้งต่อปี และต้องปฏิบัติตามระเบียบปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลการศึกษาอย่างรัดกุม แนะใช้โซลูชัน On-Premiseการวางระบบตั้งอยู่ภายในองค์กรปิดความท้าทาย พร้อมชูโซลูชัน Synology Office Suite ตอบโจทย์ดีมานด์ตลาด ช่วยลดต้นทุน ซื้อครั้งเดียวไม่เสียค่ารายเดือน
 
เร็กซ์ หวง ผู้อำนวยการฝ่ายแอปพลิเคชัน บริษัท ซินโนโลจี้ จำกัด (Synology) เปิดเผยว่า ในยุคที่เทคโนโลยีการศึกษากำลังเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ภาคการศึกษาต้องเผชิญกับความท้าทายใหม่ๆ โดยเฉพาะการเปลี่ยนแปลงนโยบายของ Software as a Service  (SaaS) บริษัทเทคโนโลยีชั้นนำอย่าง Google และ Microsoft ล่าสุด ยกเลิกแผนบริการพื้นที่เก็บข้อมูลไม่จำกัดฟรีและปรับลดฟังก์ชันการทำงาน ทำให้สถาบันการศึกษาต้องหันมาทบทวนระบบ SaaS ที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน และมองหาแนวทางแก้ไขในระยะยาวที่มีความยั่งยืนต่อการบริหารต้นทุนและความปลอดภัยของข้อมูลในภาคการศึกษาที่ล้วนเป็นข้อมูลสำคัญ  โดยความท้าทายที่ภาคการศึกษาต้องเผชิญมีดังนี้

1. ต้นทุนขึ้น การเปลี่ยนแปลงนโยบาย SaaS รายใหญ่ในตลาดทั้ง 2 ราย ส่งผลให้สถาบันการศึกษาต้องจ่ายเพิ่มขึ้นเพื่อรักษาพื้นที่เก็บข้อมูลและฟังก์ชันการทำงานเดิม โดยเฉพาะสถาบันขนาดใหญ่ที่มีข้อมูลจำนวนมาก ซึ่งอาจต้องเผชิญกับค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น
 
2. ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูลพุ่ง จากรายงานของNetwrix(2024) พบว่า 80% ของสถาบันการศึกษาทั่วโลกถูกโจมตีทางไซเบอร์อย่างน้อย 1 ครั้งในแต่ละปี เนื่องจากสถาบันการศึกษาจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่น ประวัตินักเรียน ข้อมูลการเงิน และงานวิจัย
 
3. กฎระเบียบรัดกุมขึ้น กฎระเบียบเฉพาะด้านการศึกษา เช่น FERPA และ GDPR มีข้อกำหนดที่เข้มงวดขึ้นสำหรับการจัดการข้อมูลส่วนบุคคล สถาบันการศึกษาต้องมั่นใจว่าระบบของตนปลอดภัย เป็นส่วนตัว และสามารถตรวจสอบได้ ซึ่งเป็นมาตรฐานที่โซลูชันประสิทธิภาพการทำงานสาธารณะอาจไม่สามารถริงรับได้อย่างมีประสิทธิภาพได้  

ทั้งนี้ส่งผลให้สถาบันการศึกษาเริ่มฟันมาใช้โซลูชัน Productivity หรือชุดซอฟต์แวร์ แบบติดตั้งภายในองค์กร (on-premise) หรือ การวางระบบตั้งอยู่ภายในองค์กรที่มีการติดตั้ง server ภายในองค์กรจะช่วยให้สถาบันการศึกษามีการควบคุมข้อมูลที่มากขึ้น คาดการณ์ค่าใช้จ่ายได้ง่าย และเพิ่มความยืดหยุ่นในการจัดการพื้นที่เก็บข้อมูลได้ดียิ่งขึ้น ต่างจากโซลูชัน SaaS ที่มักมีความเสี่ยงจากการปรับราคาหรือการเปลี่ยนฟีเจอร์การให้บริการที่ไม่สามารถคาดการณ์ได้ 

เร็กซ์ หวง กล่าวเพิ่มเติมว่า เพื่อตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของสถาบันการศึกษาให้สามารถหันไปใช้ชุดประสิทธิภาพการทำงานที่แบบ on-premise บริษัท มีบริการ Synology Office Suite สำหรับสถาบันการศึกษา ซึ่งมีความยืดหยุ่นในการจัดเก็บข้อมูล ให้ความปลอดภัยแก่ข้อมูลเพื่อปฏิบัติตามกฎหมาย และยังช่วยลดต้นทุน มากไปกว่านั้น ยังช่วยเสริมสร้างการทำงานร่วมกันและการสื่อสารด้วยเครื่องมือแบบครบวงจรเช่น Synology Drive, Office, MailPlus, Chat, Calendar, Contacts และ NoteStationเครื่องมือเหล่านี้มีฟีเจอร์ที่ช่วยนักเรียน อาจารย์ และคุณครู จัดการไฟล์ทำงานได้ง่ายและให้ข้อมูลปลอดภัยมากยิ่งขึ้น เช่น การจัดเก็บไฟล์อย่างปลอดภัย การกำหนดสิทธิ์การแชร์ที่ละเอียด การแก้ไขเอกสารแบบเรียลไทม์ และการส่งข้อความ
 
นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้ดูแลระบบไอที สามารถจัดการระบบง่ายขึ้น ด้วย dashboard ที่รวมศูนย์ ระบบติดตามสถานะและเครื่องมือสำหรับตรวจสอบเพื่อความสอดคล้องกับกฎระเบียบ ทำให้การทำงานราบรื่นยิ่งขึ้นพร้อมทั้งเพิ่มความสามารถในการดูแลโครงสร้างพื้นฐานดิจิทัลได้อย่างแข็งแกร่ง
 
“การบริการ SaaS รายใหญ่จะส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานในระยะสั้น และเป็นโอกาสที่ดีสำหรับสถาบันการศึกษาในการทบทวนความเหมาะสมของระบบที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน โซลูชัน Productivity แบบ on-premise นำเสนอเส้นทางที่ยั่งยืนเพื่อตอบโจทย์ปัญหาเหล่านี้ เสริมความปลอดภัยให้กับข้อมูล และสร้างรากฐานดิจิทัลที่มั่นคง เพื่อรองรับความต้องการด้านภาคการศึกษาที่เปลี่ยนแปลง”

ข้อมูลเพิ่มเติมตัวอย่างการใช้บริการเช่น มหาวิทยาลัยวอชิงตัน และ Rugby School Thailand รักษาความปลอดภัยและปฏิบัติตามข้อกำหนด้วย Synology Office Suite
  
สำหรับโรงเรียนที่พึ่งพาโซลูชัน SaaS ด้านผลิตภาพมานานหลายปี ขณะนี้เป็นช่วงเวลาสำคัญในการประเมินความต้องการระยะยาวใหม่อีกครั้ง การเปลี่ยนแปลงของผู้ให้บริการ เช่น Google ที่ยุติการให้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลแบบไม่จำกัดฟรีในปี 2022 และการอัปเดตล่าสุดของ Microsoft เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ด้านการศึกษา กำลังสร้างความท้าทายอย่างมากให้กับสถาบันต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นต้นทุนที่เพิ่มขึ้นหรือฟังก์ชันการทำงานที่ลดลง เหตุการณ์เหล่านี้เน้นย้ำถึงความสำคัญของการใช้ระบบที่ให้เสถียรภาพ ขยายขนาดได้ และควบคุมได้

ภายในเดือนมกราคม 2025 Microsoft จะมีการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในแผน Microsoft 365 Education รวมถึงการยกเลิกแผน Office 365 A1 Plus ลดพื้นที่จัดเก็บข้อมูลลงเหลือ 100TB ต่อผู้เช่า และจำกัดบางสิทธิ์การใช้งานให้ใช้ได้เฉพาะแอปพลิเคชันบนเว็บเท่านั้น โดยไม่มีเวอร์ชันเดสก์ท็อป เช่น Word, Excel หรือ PowerPoint การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อาจทำให้โรงเรียนต้องอัปเกรดเป็นแผนที่มีค่าใช้จ่ายสูงขึ้น หรือจำเป็นต้องจัดสรรทรัพยากรใหม่เพื่อรักษาการทำงานของระบบ สิ่งนี้กระตุ้นให้หลายสถาบันต้องพิจารณาถึงความจำเป็นในการพึ่งพาโซลูชัน SaaS

นอกจากประเด็นด้านต้นทุนแล้ว ความเป็นส่วนตัวของข้อมูลและการปฏิบัติตามกฎระเบียบก็กำลังเป็นที่กังวลมากขึ้น สถาบันการศึกษาจัดการข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อนสูง เช่น ข้อมูลนักเรียน รายงานทางการเงิน และงานวิจัย ทำให้ตกเป็นเป้าหมายของการโจมตีทางไซเบอร์ ซึ่งเกิดขึ้นกับเกือบ 80% ของสถาบันการศึกษาต่อปี (Netwrix, 2024) นอกจากนี้ กฎระเบียบต่างๆ เช่น FERPA และ GDPR กำหนดให้มีการจัดการข้อมูลที่ปลอดภัย เป็นส่วนตัว และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ ซึ่งโซลูชัน SaaS บางประเภทอาจไม่สามารถรองรับได้อย่างมีประสิทธิภาพ
 
การเปลี่ยนไปใช้โซลูชันด้านผลิตภาพแบบติดตั้งภายในองค์กร (On-premise) ช่วยให้สถาบันการศึกษาควบคุมข้อมูลของตนเองได้มากขึ้น คาดการณ์ค่าใช้จ่ายได้ และขยายขนาดพื้นที่จัดเก็บได้ตามต้องการ ต่างจากโซลูชัน SaaS ที่มักมีการปรับขึ้นราคาค่าสมัครสมาชิกและอาจมีการเปลี่ยนแปลงฟีเจอร์ที่ไม่แน่นอน โซลูชันแบบ On-premise สามารถให้โครงสร้างที่มั่นคงกว่าเพื่อตอบโจทย์ความต้องการระยะยาว ข้อมูลที่จัดเก็บในพื้นที่ภายในองค์กรยังช่วยให้เป็นไปตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและปกป้องข้อมูลที่สำคัญของโรงเรียน

โซลูชันด้านผลิตภาพแบบ On-premise เช่น Synology Office Suite ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันและการสื่อสาร ด้วยเครื่องมือสำหรับการจัดเก็บไฟล์อย่างปลอดภัย ตั้งค่าสิทธิ์การแชร์ข้อมูลได้อย่างละเอียด แก้ไขเอกสารแบบเรียลไทม์ และมีระบบส่งข้อความทันที รองรับทั้งโครงการกลุ่มของนักเรียนและการจัดการไฟล์ของคณาจารย์
 
สำหรับผู้ดูแลระบบไอที โซลูชันเหล่านี้ช่วยให้การจัดการระบบง่ายขึ้น ด้วยแดชบอร์ดแบบรวมศูนย์สำหรับติดตามสถานะระบบ เครื่องมือตรวจสอบความปลอดภัย และเครื่องมือด้านการตรวจสอบเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด นอกจากนี้ ระบบควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงที่ก้าวหน้าช่วยให้สามารถกระจายงานระหว่างทีมไอทีได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดปัญหาความซับซ้อนของการบริหารโครงสร้างดิจิทัล
 
แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงจากผู้ให้บริการ SaaS รายใหญ่จะส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานในระยะสั้น แต่ก็เป็นโอกาสให้สถาบันการศึกษาได้ทบทวนความเหมาะสมของระบบที่ใช้อยู่ โซลูชันด้านผลิตภาพแบบ On-premise นำเสนอทางเลือกที่ยั่งยืนในการลดต้นทุน เสริมสร้างความปลอดภัย และสร้างรากฐานดิจิทัลที่มั่นคง เพื่อตอบสนองความต้องการด้านการศึกษาที่เปลี่ยนแปลงไปทั้งในปัจจุบันและอนาคต