สถานการณ์วิกฤต COVID-19 ส่งผลให้วิถีชีวิตของการทำงานในช่วง 1 เดือนที่ผ่านมา ของทุกคนเปลี่ยนไปอย่างมากมาย เมื่อต้องหาทางออกให้กับการทำงานที่ต้องรักษาระยะห่างของแต่ละบุคคลตามแผนปฏิบัติการเว้นระยะห่าง หรือ Social Distancing เราจึงต้องหารูปแบบวิธีการทำงาน หรือเครื่องมือต่างๆ มาเป็นตัวช่วย เพื่อให้งานยังคงรันต่อได้ไม่สะดุด และลดความเสี่ยงจากการเดินทางไปทำงานให้ได้มากที่สุด และหนึ่งในวิธีการที่ตอบโจทย์ได้ดี คือ การทำงานจากที่บ้าน (Work from Home) หรือจากที่ใดที่หนึ่งแบบต่างคนต่างอยู่

เมื่อเราต้องการรูปแบบการทำงานแบบต่างคนต่างทำ แต่งานยังต้องเดินหน้าได้เหมือนนั่งทำงานอยู่ในที่เดียวกัน ทำให้เราได้รู้จักผู้ช่วยคนสำคัญอย่าง แพลตฟอร์มบริหารการจัดการงาน หรือบริหารโปรเจ็กต์ต่างๆ ที่เรียกว่า “คัมบังบอร์ด” (Kanban Board) แพลตฟอร์มที่ช่วยให้เราสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และยังทำงานร่วมกันเป็นทีมได้อย่างไม่สะดุด แม้ว่าแต่ละคนจะแยกกันทำงานอยู่กันคนละที่ แต่ยังมีแอพเหล่านี้เป็นตัวเชื่อมให้กระบวนการทำงานทั้ง หมดราบรื่นเสมือนนั่งทำงานอยู่ข้างๆ กัน

สารภาพว่า เราเพิ่งรู้จักกับ “คัมบังบอร์ด” แม้ว่าระบบการทำงานนี้จะเกิดขึ้นมานานเกือบๆ จะ 10 ปีแล้วก็ตาม แต่เราก็ยังอยากจะเขียนถึง เพราะอาจยังมีคนที่เพิ่งรู้จักกับเจ้ากระดานดำผู้ช่วยเบอร์ 1 เช่นเดียวกันกับเรา วันนี้จึงอยาก จะมาแนะนำให้คนที่ยังไม่รู้จักได้รู้จักมากขึ้น ส่วนคนที่รู้จักแล้วก็ข้ามผ่านกันไปได้เลย 

มารู้จักกับ “คัมบังบอร์ด”

รูปแบบของแพลตฟอร์มการบริหารการจัดการงานที่นิยมใช้กันอยู่ จะถูกรวมเรียกว่า “คัมบังบอร์ด” (Kanban Board) หรือ “กระดานคัมบัง” ที่ถูกออกแบบมาเพื่อให้คนที่อยู่ในกระบวนการทำงานเดียวกัน สามารถมองเห็นภาพการทำงานที่มุ่งไปในทิศทางเดียวกัน โดยแพลตฟอร์มยอดนิยมที่หลายคนรู้จักกันเป็นอย่างดี ก็คือ Trello และยังมีคู่แข่งรายสำคัญอย่าง Kasana ซึ่งทั้งคู่เป็นแพลตฟอร์มที่สามารถใช้งานได้บนทุกระบบปฏิบัติการ ไม่ว่าจะเป็น iOS, Android ไปจนถึง App และ Browser บนวินโดวส์ ในขณะที่แพลตฟอร์มของแบรนด์อื่นๆ ยังสามารถใช้ได้แค่บนเว็บไซต์เท่านั้น

ความจริงแล้ว Kanban Board ที่ว่าก็คือเครื่องมือควบคุมขั้นตอนการดําเนินงาน (Workflow) เพื่อสื่อสารว่างานอยู่ในขั้นตอนไหน มักใช้กับงานที่มีขั้นตอนที่ซับซ้อน และใช้ในการวางแผนพัฒนาซอฟต์แวร์ แต่เดิม Kanban Board อาจเป็นเพียงกระดานไวท์บอร์ดทําเป็นตารางที่มีการแบ่งขั้นตอนหลักๆ 3 ส่วน ได้แก่ สิ่งที่ต้องทํา (To Do), งานกําลังทํา (Work In Progress), และงานที่ทำเสร็จแล้ว (Done) โดยใช้กระดาษโพสต์อิทเขียนรายละเอียดงานติดไว้บนบอร์ด เพื่อแสดงการไหลของงาน (Workflow) และสื่อสารให้ขั้นตอนการผลิตอื่นๆ ได้รับรู้สถานะปัจจุบันของงานที่กำลังทำ              

จุดประกายไอเดียกระดานดำช่วยทำงาน

วันนี้ “คัมบังบอร์ด” กลายเป็น Generic Name ที่ถูกใช้เรียกขานแพลตฟอร์มการบริหารการจัดการงาน ไม่ว่าจะเป็นแพลตฟอร์มของค่ายใดก็จะถูกเหมารวมเรียกว่า “คัมบังบอร์ด” ไปทั้งหมด แต่จริงๆ แล้วผู้ที่เป็นต้นแบบแนวคิดในการนำคัมบังบอร์ดมาใช้งานเป็นรายแรกก็คือ Trello ที่ไปปิ๊งกับกระบวนการทำงานในสายการผลิตของโตโยต้า ซึ่งเป็นรูปแบบการลงบันทึกการทำงานเพื่อควบคุมการผลิตด้วยการใช้บัตรคัมบัง (Kanban) ติดไว้บนกระดานดำเพื่อสื่อสาร และควบคุมให้กระบวนการผลิตเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง

โดยกระบวนการนี้เป็นส่วนหนึ่งของระบบการผลิตแบบ Lean หรือ Just in Time ที่ถูกนำมาช่วยลดความผิด พลาดในการผลิต และช่วยแก้ปัญหาเรื่องความสูญเปล่า (Waste) ที่อาจกลายเป็นต้นทุนของการผลิต

แล้ว Trello คืออะไร?

Trello (ทริลโล) เป็นวิธีที่ช่วยให้คุณสามารถบริหารโปรเจ็กต์และจัดแจงสิ่งต่างๆ ให้เป็นระเบียบได้อย่างง่ายดาย เป็นแพลตฟอร์มที่ยืดหยุ่น สามารถใช้งานได้ฟรีๆ ไม่มีค่าใช้จ่าย จึงได้รับความไว้วางใจจากผู้คนกว่าสิบล้านคนทั่วโลก

ย้อนกลับไปในปี 2554 Trello ถูกเปิดตัวในฐานะ Kanban Board บนเบราเซอร์ และแอพพลิเคชั่นของไอโฟน เน้นการทำงานที่เรียบง่าย และมีประโยชน์ต่อผู้ใช้งาน Trello ทำให้ผู้คนทำงานร่วมกันได้มากขึ้น คุณจึงสามารถทำงานกับทีมใดก็ได้ และช่วยให้การทำงานแบบทีมเวิร์คเป็นระเบียบอยู่เสมอ

ในกระบวนการทำงานของ Trello จะประกอบด้วยโครงสร้าง 3 ส่วนหลัก คือ บอร์ด (Board) ลิสต์ (List) และ การ์ด (Card) ซึ่งบอร์ด หมายถึง โปรเจ็กต์ หรือหัวเรื่องงานที่จะทำ ลิสต์ คือ รายละเอียดของงาน และสุดท้าย การ์ด เป็นหัวข้อปลีกย่อยที่อยู่ในลิสต์อีกที

ทั้ง 3 ส่วนนี้ จะช่วยให้การทำงานสามารถจัดระเบียบ จัดลำดับความสำคัญโครงการที่ทำได้อย่างไม่น่าเบื่อ มีความยืดหยุ่น และคุ้มค่ามากที่สุด       

ข้อดี เด่น เห็นชัดๆ

ข้อดีของ Trello นอกจากจะเป็นเครื่องมือสำหรับบริหารจัดการ การทำงานร่วมกันระหว่างทีมงาน Trello ยังเป็นโปรแกรมที่สามารถใช้งานฟรีไม่มีค่าใช้จ่าย อีกทั้งยังสามารถใช้งานได้ทุกอุปกรณ์เชื่อมต่อ ไม่ว่าจะเป็นการใช้งานผ่าน   แอพบนมือถือ หรือจะใช้งานผ่านเว็บไซต์บนพีซีก็ได้

แม้ว่า Trello จะเป็นซอฟต์แวร์ที่สามารถใช้งานกันได้ฟรีๆ แต่ Trello ก็มีพัฒนาการอยู่เสมอ แถมยังใช้งานได้ง่ายๆ เข้าใจง่าย ไม่ยุ่งยากซับซ้อน และกลายเป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการบริหารจัดการงานแต่ละส่วนได้เป็นอย่างดี ตอบสนองการทำงานได้รวดเร็ว ทำให้ลดกระบวนการการทำงานลงไปได้มาก       

มาเริ่มต้นใช้งานกันดีกว่า

คุณสามารถลงทะเบียน เพื่อใช้งาน Trello ได้ฟรีๆ ด้วยอีเมล เมื่อคุณเข้าสู่เว็บไซต์ของ Trello อาจเลือกดำเนิน การผ่านบัญชี Google หรือ Microsoft หรือจะดาวน์โหลดแอพพลิเคชั่นเพื่อใช้งานบนมือถือ

เมื่อลงทะเบียนเสร็จแล้ว ก็มาเริ่มการใช้งานกันได้เลย

• เมื่อได้ Account ของ Trello มาแล้ว ก็สามารถสร้าง Board งานของเราได้ทันที โดยคลิกที่ Create Board แล้วตั้งชื่อ Title ของ Board นั้น หากมีทีมอยู่แล้วก็เลือกทีมได้ค่ะ ในแต่ละ Board เราสามารถ Set ได้ว่า จะเป็น Private หรือมองเห็นเฉพาะทีม หรือเป็นสาธารณะ (Public)

• คลิกเครื่องหมาย + มุมบนขวามือ เพื่อเชิญ (Invite) สมาชิก หรือผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานในส่วนต่างๆ เข้ามา โดยพิมพ์ e-mail address และชื่อของคนเหล่านั้น 

• เข้าไปที่ Board และสร้าง List เพื่อจัดหมวด หรือกลุ่มงานออกเป็นส่วนๆ

• ภายใน List สามารถเพิ่ม Card เพื่อสร้างหัวข้อย่อยของงาน สามารถกรอกรายละเอียดของงานที่ทำได้ในขั้นตอนนี้

• เมื่อต้องกำหนดผู้รับผิดชอบงานนั้นๆ สามารถลากชื่อ หรือรูปคนๆ นั้น มาวางไว้ใน Card หรือเลือก Change  Member เพื่อกำหนดงานให้ทีมงานแต่ละคนก็ได้

• เราจะเปลี่ยนสี หรือรูปภาพ Background ของ Board นั้นก็ได้นะคะ โดยเลือกตัวเลือก Change Background ใน Menu ด้านขวามือได้เลยค่ะ

Trello ยังมีลูกเล่นในเรื่องของการกำหนด หรือแยกประเภทของงาน หรือ List ที่อยู่ใน Board ด้วยการใช้แถบสี และสามารถแนบไฟล์ และใส่สถานะการทำงานแต่ละขั้นตอนไปจนถึงการตรวจสอบ ส่งงาน และปิดบอร์ดเมื่องานเสร็จ  

นอกจากนี้ ใน Actions ยังมีฟังก์ชั่นอื่นๆ อีก ได้แก่

Move = ย้าย card ไปที่ List อื่นๆ หรือย้ายข้าม Board ไปเลยก็ได้

Copy = ทำสำเนา Card ขึ้นมาอีก 1 Card และมีรายละเอียดต่างๆ เหมือน Card ต้นฉบับ

Subscribe = ลงชื่อไว้เพื่อให้มีการรายงานความเคลื่อนไหวของ Card นี้

Archive = เก็บ Card ไว้ใน Archive (ในกรณีที่ต้องการลบทิ้ง ให้เข้าไปลบที่ Share and More)

Trello ทำให้เรามองเห็น Activity ทุกอย่างที่มีการกระทำลงไปใน Board โดยดูจาก Menu > Activity หากใน Board นั้นมีคนร่วมใช้งานหลายคน ก็จะทำให้เราเห็นได้ทันทีว่า ใครทำอะไรกันอยู่บ้าง

หลังจากที่เริ่มใช้งานมาได้ระยะหนึ่ง ก็พบว่า Trello สามารถช่วยงานได้ในระดับที่น่าพอใจ แต่ก็ยังมีข้อจำกัดอยู่ในบางเรื่อง เช่น จำนวนผู้ที่เราสามารถดึงเข้ามาร่วมแจมในกลุ่มยังมีจำกัดอยู่เพียงแค่ 10 คน หากเป็นการใช้งานแบบ Free Package แต่ถ้าต้องเป็นแพ็กเก็จแบบเสียเงินก็สามารถเพิ่มจำนวนคนได้ตามที่ต้องการ

สำหรับองค์กรเล็กๆ มีจำนวนคนในหน่วยงานเพียงไมกี่คน ก็ถือว่า Trello ตอบโจทย์การทำงานได้อย่างน่าสนใจ โดยเฉพาะในช่วงที่ COVID-19 ยังคงเป็นวิกฤตใหญ่ของผู้คนในสังคม