“a dollar saved is a dollar earned”

ถ้าเพิ่มรายได้ไม่ได้ ก็หาทางลดรายจ่ายซะ

ช่วงปีที่ผ่านมาถือเป็นอีกปีที่มีร้านอาหารมาขอคำปรึกษาเยอะ ซึ่งส่วนใหญ่คำถามที่เจ้าของร้านอาหารมักจะถามผมก็คือ

1. ทำยังไงถึงจะเพิ่มยอดขายได้

2. จะยิงแอดแบบไหนดี

3. จะทำโปรโมชั่นแบบบไหนดีลูกค้าถึงจะเข้ามาเยอะขึ้น

เจ้าของร้านส่วนใหญ่นั้นจะโฟกัสไปที่วิธีการหารายได้เป็นหลักซึ่งไม่ใช่เรื่องที่ผิด แต่พวกเค้ากลับลืมอีกส่วนหนึ่งที่สำคัญไม่แพ้กันกับการเพิ่มรายได้คือเรื่อง “การลดค่าใช้จ่าย”

ซึ่งค่าใช้จ่ายในมุมของร้านอาหารนั้นมีตั้งแต่ ค่าเช่าสถานที่ ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายตายตัว ค่าน้ำไฟ ค่าการตลาด ค่าพนักงานรวมไปถึงค่าใช้จ่ายที่มากที่สุดในร้านอาหารคือค่าวัตถุดิบ (food cost) หลายๆร้านที่ขายได้แต่กลับไม่เหลือกำไรนั่นเป็นเพราะเค้าเหล่านี้ไม่สามารถควบคุมค่าใช้จ่ายหรือลดมันได้

แล้วการประหยัดค่าใช้จ่ายมันสามารถทำให้ร้านมีกำไรมากขึ้นได้จริงหรอ?

คิดง่ายๆ สมมุติร้านของคุณขายได้อยู่เดือนละ 1ล้านบาท และกำไรของร้านอาหารคุณคือ 20%

ถ้าคุณเพิ่มยอดขายได้ 10% นั่นคือ 100,000 บาท เท่ากับคุณจะมีกำไรเพิ่มขึ้น 20,000 บาท จริงมั้ยครับ

แต่นั่นเท่ากับคุณต้องหารายได้เพิ่มขึ้นวันละ 3 พันกว่าบาทซึ่งอาจจะไม่ง่ายนักในช่วงเศรษฐกิจแบบนี้

แต่มุมกลับกันสมมุติว่าต้นทุนวัตถุดิบหรือ food cost คุณอยู่ที่ 35% ซึ่งก็คือ 350,000 บาท และคุณสามารถลดต้นทุนให้เหลือ 33%ได้ คุณจะเหลือต้นทุนแค่ 330,000 บาท ซึ่งเท่ากับคุณจะมีกำไรเพิ่มขึ้นมา 20,000 บาทเช่นเดียวกัน

ฉะนั้นแทนที่จะมัวแต่ดูเรื่องเพิ่มรายได้ อย่าลืมให้ความสำคัญกับเรื่องลดรายจ่ายด้วย เพราะหนึ่งบาทที่คุณประหยัดได้ก็คือกำไรของคุณโดยทันทีและเทคนิคในการลดต้นทุนแต่ยังคงซึ่งคุณภาพของวัตถุดิบและการบริการที่ดี ที่ทางผมได้เคยเอามาใช้กับที่ร้านคือ การกำจัด “7 wastes” หรือการลดความสูญเสียทั้ง 7 ประการ ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

1. ความสูญเสียจากการที่ทำมากเกินไป (Over production)

ส่วนใหญ่แล้วมักจะเกิดกับร้านอาหารประเภทบุฟเฟ่ต์แบบที่ลูกค้าเป็นคนตักเอง เช่นห้องอาหารบุฟเฟ่ต์ในโรงแรมทั้งหลาย แต่ความสูญเสียนี้ไม่ใช่เฉพาะการทำอาหารที่มากเกินที่ลูกค้าต้องการเท่านั้น แต่รวมไปถึงตั้งแต่ขั้นตอนการเตรียมวัตถุดิบ ถ้าคุณเตรียมวัตถุดิบที่มากเกินความจำเป็น เช่นคุณหั่นผักเตรียมไว้สำหรับจะประกอบอาหารแล้วดันไม่มีลูกค้า หุงข้าวมากเกินไปแล้วขายไม่หมด เป็นต้น

เหล่านี้สามารถลดความสูญเสียได้โดยการคาดการณ์ปริมาณการสั่งของลูกค้าในแต่ละวัน ซึ่งเราสามารถนำข้อมูลการขายที่ได้จากระบบ POS นำมาวิเคราะห์การเตรียมอาหารในแต่ละวันได้ ซึ่งจะช่วยลดการทำงานโดยไม่จำเป็น รวมถึงเราอาจใช้ภาขนะที่มีขนาดเล็กลงแต่เพิ่มจำนวนในการเตรียมแทน เช่น ใช้หม้อหุงข้าวเล็กลงในการหุงแต่ละครั้ง หรือทอนปริมาณการเตรียมต่อหนึ่งครั้งให้น้อยลง

2. ความสูญเสียจากการรอคอย (Waiting)

ในมุมร้านอาหาร การรอคอยไม่ใช่มีแต่เฉพาะในมุมลูกค้าที่รอคิวหรือรออาหารที่ทำให้ร้านเสียโอกาสในการขายไปเท่านั้น แต่รวมไปถึงการที่พนักงานในครัวจะต้องรอวัตถุดิบมาส่ง รอผู้ช่วยเชฟหั่นผักเพื่อนำไปปรุง หรือแม้กระทั่งทำอาหารเสร็จแล้วแต่ต้องรอให้พนักงานเอาออกไปเสิร์ฟ เหล่านี้ทำให้การทำงานเกิดการสะดุดไม่ต่อเนื่อง และเกิดการรอโดยเปล่าประโยชน์

ซึ่งเราสามารถแก้ไขได้โดยการวางแผนการเตรียมงานล่วงหน้า มีการแบ่งหน้าที่ทั้งพนักงานหน้าบ้านและหลังบ้านให้ชัดเจน ไม่ไปกระจุกตัวอยู่ที่ใครคนใดคนหนึ่ง รวมถึงการวาง work flow การทำงานให้ไหลลื่นต่อเนื่องไม่มีสะดุด

ในส่วนของลูกค้าอาจมีการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยเช่น tablet ในการสั่งอาหารเพื่อย่นระยะเวลาในการส่งออเดอร์ไปยังครัว รวมถึงการที่ลูกค้าสามารถจ่ายเงินผ่านระบบออนไลน์เพื่อย่นระยะเวลาในการรูดบัตรหรือทอนเงินด้วย

3. ความสูญเสียจากการขนส่ง (Transportation)

การที่ร้านอาหารวางแผนการสั่งวัตถุดิบที่ไม่เหมาะสมนอกจากจะเกิดความสูญเสียเรื่องวัตถุดิบแล้วยังสูญเสียจากการขนส่งด้วย เพราะถ้าคุณแพลนของขาด อาจต้องเสียค่าเดินทางไปซื้อของเพิ่มเติม หรือจะคุณสั่งของมามากเกินก็สิ้นเปลืองค่าขนส่งโดยเปล่าประโยชน์

การที่คุณวางตำแหน่งของร้านที่ไม่เหมาะสมก็ทำให้เกิดการสูญเสียด้านการขนส่งด้วยเช่นกัน เช่น การวางตำแหน่งเคาเตอร์เซอร์วิสที่ไม่อยู่ในจุดที่เหมาะสมทำให้พนักงานเสิร์ฟต้องเดินไปๆมาๆเพื่อไปหยิบจานชามมาจัดบนโต๊ะ หรือการที่มีจุดออกอาหารเพียงจุดเดียวก็ทำให้พนักงานในครัวต้องเดินเพื่อนำอาหารมาวางเตรียมออกไปเสิร์ฟ

การวางผังร้าน (Restaurant plan) และการวางผังครัว (Kitchen plan) ที่เหมาะสมจากผู้ออกแบบหรือเชฟที่มีความเข้าใจในหน้างานที่ดี จะช่วยลดความสูญเสียที่ไม่จำเป็นลงได้มาก รวมถึงการวางแผนการสั่งวัตถุดิบที่ดีก็จะทำให้ไม่เกิดการสิ้นเปลืองในการขนส่งเช่นเดียวกัน

4. ความสูญเสียจากการมีขั้นตอนการทำงานที่มากเกินไป (Over processing)

ความสูญเสียที่เกิดจากการทำงานที่ซ้ำซ้อนกันหรือมีขั้นตอนที่มากเกินไปนั้น สามารถพบได้บ่อยๆในร้านอาหารที่ไม่มีการระบบการทำงานให้ดีตั้งแต่แรก ซึ่งทำให้เกิดความสูญเสียทั้งเวลาและกำลังคนไปโดยเปล่าประโยชน์

การเสียเวลาจัดเก็บวัตถุดิบที่ซ้ำซ้อนเช่น เมื่อเวลาของเข้าเรานำวัตถุดิบไปเก็บในที่ที่นึง และเมื่อถึงเวลากลับนำมาเก็บในตู้เย็นอีกที่ หรือการที่พนักงานตัดแต่งผักเตรียมไว้เพื่อรอนำมาปรุง แต่เชฟกลับนำผักที่ตัดแต่งแล้วมาหั่นอีกรอบ หรืออย่างร้านอาหารประเภท fine dining ที่อาจมี head chef มาคอยเช็คอาหารทุกจานก่อนออกเสิร์ฟซึ่งเชฟแต่ละสเตชั่นก็ได้ตรวจตราหลังปรุงเสร็จอยู่แล้ว

เหล่านี้สามารถแก้ไขได้โดยการกำหรดรูปแบบการทำงาน ผู้รับผิดชอบ สเปคของวัตถุดิบให้ชัดเจนตั้งแต่แรกก็จะช่วยลดการขั้นตอนการทำงานที่มากเกินไปและลดความซ้ำซ้อนลงไปได้

5. ความสูญเสียจากการจัดการวัตถุดิบ (Inventory)

ความสูญเสียด้านวัตถุดิบคือหนึ่งในความสูญเสียที่มากที่สุดของร้านอาหารเพราะวัตถุดิบเป็นของที่มีอายุจำกัด หากไม่มีการวางแผนการสั่งวัตถุดิบหรือการเก็บรวมถึงวางแผนการใช้ให้ดีแล้ว อาจทำให้ร้านอาหารถึงขั้นขาดทุนเลยก็เป็นได้

หลายร้านที่เลือกสั่งวัตถุดิบคราวละมากๆเพื่อลดจำนวนการสั่งและหวังจะได้ราคาที่ถูกลง แต่ก็อาจเสี่ยงกับการที่ใช้วัตถุดิบไม่หมดซึ่งอาจเกิดการเน่าเสียและสิ้นเปลืองรวมไปถึงอาจต้องมาปวดหัวเรื่องบริหารจัดการสต๊อก

ตัวอย่างความสูญเสียด้านวัตถุดิบง่ายๆที่ทุกร้านอาหารต้องเจอก็คือ ผัก หลายร้านจะซื้อผักแล้วมาล้างตัดแต่งเองเพราะคิดว่าต้นทุนต่อกิโลกรัมถูกกว่า แต่แท้จริงแล้วการที่เรานำมาตัดแต่งเองนอกจากจะเกิดการสูญเสียด้านวัตถุดิบมากแล้ว ยังสูญเสียทั้งเรื่องเวลา กำลังคน อีกด้วย ซึ่งบางทีพอนำกลับมาคิดเป็นต้นทุนแล้ว การที่เราซื้อผักที่ผ่านการตัดแต่งมาแล้ว ถึงราคาอาจจะแพงกว่าปกติระดับนึง แต่ก็สามารถช่วยลดการสูญเสียต่างๆลงได้มาก

อีกวิธีนึงที่จะช่วยทำให้จัดการวัตถุดิบได้อย่างมีประสิทธิภาพคือการทำ FIFO (first in-first out) จะช่วยทำให้วัตถุดิบที่รับเข้ามาก่อนถูกนำมาใช้ก่อน เจะช่วยลดการหมดอายุของวัตถุดิบลงไปได้

6. ความสูญเสียจาการเคลื่อนไหว (Motion)

เคยเห็นเวลาอาเฮียที่เปิดร้านขายก๋วยเตี๋ยวเป็นสิบๆปีลวกก๋วยเตี๋ยวหยิบเส้นหยิบจานโดยไม่ต้องมองหรือเอื้อมมือไปหยิบมั้ย? แล้วเคยสังเกตคนที่เพิ่งเปิดร้านก๋วยเตี๋ยวใหม่ๆ ที่เวลาจะหยิบจับอะไรก็ดูเก้งกังๆ ของวางไม่ถูกตำแหน่งบ้างรึเปล่า? สิ่งนี้แหละที่เรียกว่าความสูญเสียจากการเคลื่อนไหว (motion) ความสูญเสียนี้สามารถเกิดขึ้นได้จากทั้งทางหน้าบ้านและหลังบ้าน(ครัว)

การวางตำแหน่งตู้เย็นที่ไม่สอดคล้องกับการทำงาน การจัดวางอุปกรณ์ที่ไม่เหมาะสม ทำให้ผู้ใช้งานจะต้องเดินไปหยิบหรือเอื้อมไปหยิบตลอดเวลาซึ่งนอกจากจะทำให้งานสะดุดแล้ว อาจส่งผลกระทบต่อสุขภาพของผู้ใช้งานด้วย

ปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ หากมีสังเกตการทำงานในแต่ละกระบวนการอย่างละเอียดว่ามีตรงไหนจัดวางไม่เหมาะสมหรือ flow การทำงานไม่ดีบ้าง แล้วนำมาปรับปรุงจัดวางใหม่ให้สามารถทำงานได้โดยไม่เสียการเคลื่อนไหวที่เกินความจำเป็น ซึ่งนอกจากจะลดเวลาการทำงานลงแล้วยังทำให้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อีกทาง

7. ความสูญเสียจากการผลิตของเสีย (Defect)

ความสูญเสียจากการผลิตของเสีย สามารถเกิดได้ตั้งแต่ขั้นตอนการเตรียมวัตถุดิบจากการที่เตรียมวัตถุดิบที่ไม่ตรงกับสเปคในการประกอบอาหาร เช่นหั่นผักขนาดเล็กจนเกินไป  ไปจนถึงขั้นตอนการปรุงอาหารที่ผิดทำให้อาหารจานนั้นเป็นของเสียไม่สามารถออกเสิร์ฟลูกค้าได้ เช่น การทอดไก่นานเกินไปจนไหม้เกรียม ผสมน้ำซุปผิดสูตร หรือ ปรุงออกมาแล้วรสชาติไม่ได้ตามาตรฐาน

เหล่านี้เกิดจากการที่ไม่มีการจัดทำมาตรฐานการทำงาน (Standard operating procedure หรือ SOP) ทำให้เกิดปัญหาการทำงานที่ไม่ได้มาตรฐาน ส่งผลให้เกิดโอกาสที่จะทำผิดพลาดเกิดเป็นของเสีย (defect) ขึ้นมาได้

กรณีศึกษา

มีตัวอย่างร้านส้มตำร้านนึงในจังหวัดฉะเชิงเทราที่เจ้าของท่านนึงทำเองมาได้ปีกว่า รายได้อยู่ที่ประมาณ 3 แสนบาทต่อเดือนหรือตกวันละ 1หมื่นบาท ฟังดูก็ไม่แย่ใช่มั้ยครับ แต่ร้านนี้กลับขาดทุนเดือนละ 50,000-80,000 บาททุกเดือน

สุดท้ายก็แบกรับภาระขาดทุนไม่ไหว เลยให้คนรู้จักซึ่งมีประสบการณ์ในการบริหารร้านอาหารมารับช่วงต่อ โดยทางเจ้าของใหม่ได้ทำการรื้อระบบร้านเดิมรวมถึงตัวพนักงานและเมนูออกไปทั้งหมด

ผลลัพธ์หลังจากผ่านไปสองเดือนคือยอดขายของร้านยังคงอยู่ที่ประมาณ 3 แสนบาทเท่าเดิม แต่ที่เปลี่ยนไปคือ ร้านนี้มีกลับกำไร 30,000-50,000 บาท ทั้งที่เจ้าของคนก่อนกลับทำขาดทุนมาตลอด

แล้วเขาทำได้อย่างไร ?

ผมมีโอกาสได้คุยกับเจ้าของร้านคนใหม่นี้ เค้าบอกว่าเค้ายังไม่ได้ทำการตลาดอะไรเลย ลูกค้าเลยยังเป็นลูกค้ากลุ่มเดิมที่เคยมากินประจำ รูปแบบเมนูก็ไม่ได้ต่างจากเดิมมากนัก แต่สิ่งที่เค้าทำคือ การวางระบบการทำงานของร้านอาหาร รวมถึงการบริหารจัดการต้นทุน รวมถึงจัดทำมาตรฐานการทำงาน (SOP) โดยละเอียดตั้งแต่ขนาดรูปแบบของวัตถุดิบที่ใช้ (product specification) สูตรอาหาร (recipe)  และขั้นตอนการปรุงอาหาร (cooking) โดยที่ไม่ได้ไปลดคุณภาพของวัตถุดิบลงเลย

นอกจากนี้เค้ายังทำการวางแผนการสั่งวัตถุดิบให้สอดคล้องการปริมาณการใช้ในแต่ละวันเพื่อลดความสูญเสียด้านวัตถุดิบ (inventory) ลง รวมถึงปรับ flow การทำงานใหม่เพื่อลดการทำงานที่ซ้ำซ้อนกัน (over processing) และ ปรับการจัดวางอุปกรณ์ใหม่เพื่อลดความสูญเสียจากการเคลื่อนไหวลง (motion)

ค่าใช้จ่ายที่เจ้าของใหม่คนนี้สามารถลดไปได้นั้น ก็มีตั้งแต่ค่าวัตถุดิบ จำนวนพนักงานที่ลดลงแต่ประสิทธิภาพมากขึ้น ค่าขนส่งที่ลดลง และที่สำคัญที่สุดมาตรฐานของร้านทั้งในเรื่อง รสชาติ การบริการ และการทำงานที่ดีมากขึ้น ซึ่งส่งผลกระทบต่อประสบการณ์ที่ดีต่อลูกค้าโดยตรง

เห็นไหมครับบางครั้งกำไรที่เกิดขึ้นอาจไม่ได้มาจากการที่เราขายของได้มากขึ้น แต่เป็นเพราะเราสามารถลดความสูญเสียที่ไม่จำเป็นออกจากร้านอาหารเราไปได้ แค่นี้ก็ทำให้เรามีกำไรมากขึ้นแล้ว

เรื่องโดย : ต่อ-ธนพงศ์ วงศ์ชินศรี ผู้ปลุกปั้นร้านเพนกวินกินชาบู