มาถึงวันนี้ เราทุกคนคงจะเห็นพ้องต้องกันว่าการปฏิรูปองค์กรโดยอาศัยเทคโนโลยีดิจิทัล (Digital Transformation) เป็นกระบวนการที่จำเป็นสำหรับธุรกิจและองค์กรต่างๆ ทั้งขนาดเล็กและขนาดใหญ่ ดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชั่นช่วยขับเคลื่อนการเพิ่มความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า การสร้างสรรค์นวัตกรรม และการปรับปรุงระบบงานธุรกิจ ด้วยเหตุนี้ คุณจึงควรดำเนินการเปลี่ยนแปลงล่วงหน้าก่อนใคร
อุปสรรคส่วนใหญ่ที่ขัดขวางการปฏิรูปองค์กรโดยอาศัยเทคโนโลยีดิจิทัลเกี่ยวข้องกับทรัพยากร เช่น ขาดแคลนงบประมาณสำหรับการลงทุนในเทคโนโลยีที่จำเป็น หรือขาดความเชี่ยวชาญในการเชื่อมต่อเทคโนโลยีต่างๆ ส่งผลให้องค์กรลังเลที่จะดำเนินการอย่างจริงจัง เพราะรู้สึกว่าตนเองไม่มีทรัพยากรเพียงพอที่จะรองรับโครงการดังกล่าว
เอกสารคือผลพลอยได้จากการทำงาน
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นส่วนสำคัญของการปฏิรูปองค์กรโดยอาศัยเทคโนโลยีดิจิทัล นั่นคือ 1) เอกสารเป็นผลพลอยได้ของกระบวนการทำงานตามปกติและโครงการต่างๆ 2) ปัญหาความไร้ประสิทธิภาพในธุรกิจส่วนใหญ่เป็นผลมาจากกระบวนการจัดการงานเอกสารที่ไม่เหมาะสม การสำรวจความคิดเห็นที่อะโดบีจัดทำสำหรับองค์กรต่างๆ ในยุโรปเมื่อไม่นานมานี้ชี้ว่า การพิมพ์และส่งอีเมลเอกสารเป็นงานที่ใช้เวลามากที่สุด โดย 75 เปอร์เซ็นต์ของพนักงานระบุว่ากระบวนการดังกล่าวน่าเบื่อ สิ้นเปลืองเวลา และยุ่งยาก
แต่โดยมากแล้ว งานเอกสารกลับเป็นเรื่องสุดท้ายที่ผู้บริหารจะนึกถึงในแง่ของการปรับใช้เทคโนโลยีดิจิทัล องค์กรต่างๆ ติดตั้งระบบบริหารงานลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) เพื่อจัดการงานขาย และติดตั้ง Microsoft Office 365 เพื่อจัดการอีเมลและตารางเวลา และอาจใช้บริการจัดเก็บเอกสาร เช่น Dropbox แต่กลับหยุดอยู่เพียงแค่นั้น
หลังจากที่ปรับใช้บริการเหล่านี้แล้ว ผู้บริหารก็ไม่แน่ใจว่าควรจะดำเนินการอะไรเป็นลำดับถัดไป หรือบริการเหล่านี้สามารถทำงานร่วมกันในลักษณะใดเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพให้มากยิ่งขึ้น ดังนั้นจึงเป็นเรื่องยากสำหรับผู้บริหารที่จะลงทุนเพิ่มเติมในผลิตภัณฑ์ดิจิทัล ด้วยเหตุนี้จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องตรวจสอบภาพรวมอย่างกว้างๆ และศึกษาว่าจะใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้อย่างไร
สินทรัพย์ที่ซ่อนอยู่ในองค์กรของคุณ
ค่าใช้จ่ายในการปรับปรุงธุรกิจโดยอาศัยเทคโนโลยีดิจิทัลอาจสร้างความหวาดหวั่นให้แก่ผู้บริหาร เพราะหากปราศจากข้อมูลที่ชัดเจน ก็เป็นเรื่องยากที่ผู้บริหารจะเข้าใจว่าองค์กรของตนควรจะใช้หรือไม่ควรใช้ผลิตภัณฑ์ใดบ้าง และผลิตภัณฑ์แต่ละอย่างจะช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของบุคคลที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอกองค์กรได้อย่างไร
ปัญหาทั่วไปที่เรามักจะได้ยินจากผู้บริหารก็คือ พวกเขารู้สึกว่าตนเองได้ลงทุนไปมากพอแล้วกับซอฟต์แวร์ดิจิทัล ทั้งยังต้องประสบปัญหาในการตัดสินใจว่าควรจะลงทุนเพิ่มเติมสำหรับบริการที่พวกเขาไม่ค่อยเข้าใจสักเท่าไร หรืออาจไม่ได้ใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่ ตัวอย่างเช่น เมื่อเราพูดถึง Adobe Document Cloud ผู้บริหารก็อาจคิดว่ามันเป็นบริการที่มีประโยชน์ แต่พวกเขาไม่มีทรัพยากรเพียงพอที่จะดำเนินการเปลี่ยนระบบ หรือเพิ่มระบบใหม่แยกต่างหาก
แต่หากสำรวจให้ลึกลงไป คุณจะพบว่าคำตอบไม่ได้อยู่ที่การเปลี่ยนระบบหรือเพิ่มเทคโนโลยีใหม่เข้าไปในระบบขนาดใหญ่ของคุณ แต่เป็นเรื่องของการผนวกรวมระบบต่างๆ เข้าด้วยกัน และไม่ใช่การผนวกรวมที่จะต้องอาศัยบุคลากรทั้งหมดในฝ่ายไอทีของคุณเพื่อทำให้ซอฟต์แวร์ทั้งหมดทำงานร่วมกัน แต่เป็นการผนวกรวมที่มีอยู่แล้วภายในผลิตภัณฑ์ที่องค์กรใช้งานอยู่ทุกเมื่อเชื่อวัน
ใช้ประโยชน์จากระบบที่มีอยู่
การใช้ประโยชน์จากระบบต่างๆ ที่คุณมีอยู่เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพสำหรับงานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รวมไปถึงความปลอดภัยและการจัดเก็บข้อมูล คือวิธีที่ดีที่สุดในการปรับใช้กระบวนการและระบบที่มีค่าใช้จ่ายถูกกว่าในการดำเนินการ ทั้งในแง่ของการเงินและทรัพยากรบุคคล
ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใช้ Salesforce เป็นระบบ CRM ของคุณ คุณก็สามารถผนวกรวม Adobe Sign เพื่อจัดการและติดตามเอกสาร สัญญา และข้อกำหนดต่างๆ การผนวกรวมที่ว่านี้มีอยู่แล้วในแพลตฟอร์ม Salesforce ด้วยการเพิ่มเติมเลเยอร์ของฟังก์ชั่นเอกสารเข้ากับระบบ CRM ที่คุณมีอยู่ คุณก็จะได้รับประโยชน์อย่างเต็มที่จากเทคโนโลยีที่คุณมีอยู่ และล่าสุดเราได้เปิดตัวการผนวกรวม Adobe Sign เข้ากับ Salesforce CPQ อีกด้วย
ถ้าคุณต้องการวิธีที่ง่ายดายในการจัดเก็บและตรวจสอบเอกสารโดยครอบคลุมทีมงานและแพลตฟอร์มที่หลากหลาย คุณสามารถผนวกรวมโมบายล์แอพ Adobe Acrobat Reader เข้ากับโมบายล์แอพ Dropbox หรือบริการจัดเก็บข้อมูลอื่นๆ เช่น Box เพื่อรองรับกระบวนการดังกล่าว เมื่อคุณเชื่อมต่อบัญชีของคุณ คุณก็เริ่มต้นใช้งานได้ทันที โดยไม่ต้องวุ่นวายกับการเพิ่มเติมเทคโนโลยีใหม่ๆ หรือดำเนินกระบวนการด้านไอทีที่ยาวนานเพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าใช้งาน
แต่ Digital Transformation เป็นมากกว่าการมองหาวิธีในการอ่านเอกสาร กล่าวคือ ที่จริงแล้วเป็นเรื่องของการปรับใช้กระบวนการด้านเอกสารดิจิทัลที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับระบบงานธุรกิจ โดยอาศัยการสร้างเอกสาร การนำกลับมาใช้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และการประสานงานร่วมกัน คุณสามารถเพิ่มเติมโซลูชั่น Adobe Document Cloud เข้าไว้ในระบบ กระบวนการ และแอพพลิเคชั่นที่องค์กรของคุณใช้งานอยู่ เพื่อเพิ่มความคล่องตัวให้กับเวิร์กโฟลว์เอกสาร หรือเพิ่มความรวดเร็วให้กับระบบงานธุรกิจ แม้กระทั่งในกรณีที่คุณใช้เวิร์กโฟลว์เอกสารผ่านทาง SharePoint หรือผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของไมโครซอฟท์ คุณก็ยังสามารถสร้างกระบวนการเอกสารดิจิทัลที่แข็งแกร่งมากขึ้น ด้วยการผนวกรวมเข้ากับ Adobe Document Cloud
ครอบคลุมขอบเขตกว้างขวางกว่าซอฟต์แวร์
กล่าวสรุปก็คือ นี่ไม่ได้เป็นเรื่องของเครื่องมือหรือซอฟต์แวร์ที่เฉพาะเจาะจง ด้วยการมองทะลุผ่านพื้นผิวสำหรับเครื่องมือที่คุณมีอยู่ และเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือดังกล่าว และสร้างกระบวนการเอกสารดิจิทัลที่ครบถ้วนสมบูรณ์ คุณก็จะสามารถก้าวไปสู่ขั้นตอนถัดไปของการปรับปรุงธุรกิจโดยอาศัยเทคโนโลยีดิจิทัล ถ้าหากเอกสารเป็นผลพลอยได้ที่จำเป็นสำหรับการทำงานทั่วไป การใช้เครื่องมือดิจิทัลที่มีอยู่เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพด้วยเอกสารเหล่านี้ก็ย่อมเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการปลดปล่อยพลังที่แท้จริงของเอกสาร และปรับปรุงการดำเนินธุรกิจอย่างเป็นรูปธรรม