ทุกแผนก ทุกฝ่าย ทุกส่วนงาน ต้องเรียนรู้ที่จะวางแผนเพื่อให้งานมีประสิทธิภาพมากที่สุด เพราะการมีแผนที่ดีจะมีชัยไปกว่าครึ่ง คำนี้ก็ยังเป็นคำที่ไม่เคยตกยุคตกสมัยจริงๆ และวันนี้เราจะพามารู้จักกับแนวคิด PDCA ตัวอักษรภาษาอังกฤษ 4 ตัว ที่จะมาช่วยให้กระบวนการวางแผนการทำงานเกิดประสิทธิภาพสูงสุด

ก่อนอื่นเรามาทำความรู้จักกับ PDCA กันก่อน แนวคิดนี้เน้นให้เกิดผลการดำเนินงานที่เป็นไปอย่างมีระบบ เพื่อให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่องเป็นวงจรไปเรื่อยๆ โดยแนวคิด PDCA ได้รับการพัฒนาขึ้นเป็นครั้งแรกจาก Walter Shewhart และรู้จักอย่างแพร่หลายมากขึ้นในการจัดการทางอุตสาหกรรม สุดท้ายแล้วแนวคิดนี้ก็พิสูจน์ได้แล้วว่าสามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้กับทุกส่วนงาน

จุดสำคัญของ PDCA คือ การคิดแบบวงจร ประกอบด้วย

Plan คือ การวางแผน เราก็คงจะคุ้นเคยกันดีกับคำนี้อยู่แล้ว การเริ่มต้นทำอะไรสักอย่าง การพิจารณาถึงขอบเขตการทำงาน วัตถุประสงค์ งบประมาณ นับว่าการวางแผนจะช่วยให้กิจการสามารถคาดการณ์สิ่งที่เกิดขึ้นในอนาคต และช่วยลดความสูญเสียที่อาจเกิดขึ้นได้

DO คือ การลงมือทำตามแผน ง่ายๆ เลยก็คือทำตามขั้นตอนการวางแผนที่วางไว้ ที่สำคัญคือต้องมีการตรวจสอบระหว่างการปฏิบัติด้วยว่าได้ดำเนินไปตามสิ่งที่วางไว้

Check การตรวจสอบ ประเมินผลจากการลงมือทำว่าสามารถบรรลุเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่ได้กำหนดไว้หรือไม่ แต่อย่าลืมว่าการตรวจสอบแต่ละครั้ง ตรวจสอบอะไรบ้างและบ่อยครั้งแค่ไหน เพื่อให้ข้อมูลที่ได้จากการตรวจสอบเป็นประโยชน์สำหรับขั้นตอนถัดไป

Act  คือ การปรับปรุงการดำเนินการอย่างเหมาะสม เมื่อมีข้อผิดพลาดก็จะทำให้เห็นและสร้างมาตรฐานใหม่ในการทำงานขึ้นมา

ทุกครั้งที่เดินตามวงจร PDCA ครบรอบ ก็จะทำให้เห็นภาพของการทำงานอย่างเป็นระบบ และสามารถแก้ไขได้อย่างทันถ่วงทีเกิดการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง แนวคิดนี้สามารถนำมาใช้กับการทำงานในทุกรูปแบบได้จริงๆ ไม่เชื่อลองเอาไปใช้กันดูนะครับ